Полезные советы и хитрости при работе с отчетами по НДФЛ в программах 1С

• 
  Тихонова Светлана Специалист отдела автоматизации и управления персоналом

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и связанные с ним отчеты часто «страшат» не только новичков, но и опытных бухгалтеров по расчету заработной платы. В небольших компаниях с парой десятков сотрудников, где используется несколько основных начислений, собирать отчеты и контролировать НДФЛ легче. Но на крупных предприятиях со штатом более 100 человек, которые часто имеют еще и обособленные подразделения с регистрацией в ИФНС, все сложнее: постоянно в ходу огромное количество самых разных начислений и удержаний, создающих «путаницу».

Облегчить формирование отчетности по НДФЛ призваны различные инструменты-отчеты в программных продуктах «1С:ЗУП» и «1С:ERP», однако часто бухгалтеры-расчетчики им не доверяют. Боясь недоплат в разрезе ИФНС, бухгалтер начинает выгружать и считать налог в сторонних офисных приложениях, которые ему более привычны и удобны. Составлять отчет 6-НДФЛ многие специалисты также предпочитают вручную, а это довольно трудоемкий процесс.

Дополнительные сложности испытывают те бухгалтеры-расчетчики, которые не так давно перешли на использование «1С:ЗУП» или «1С:ERP» с альтернативных программ. Расчетчику тяжело сразу принять методологию формирования внутренней отчетности 1С по НДФЛ для контроля и уплаты на основе типовых встроенных отчетов. Очень часто расчетчик, закрыв расчетный месяц, начинает формировать и сверять различные отчеты между собой, например, «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ НДФЛ по месяцам». Суммы НДФЛ в данных отчетах разные, а после выплаты заработной платы суммы в отчете по НДФЛ снова меняются – даже опытному бухгалтеру легко запутаться! Перед расчетчиком постоянно встают вопросы: в каком отчете «правильная» сумма налога? Как ее контролировать? Почему суммы НДФЛ не сходятся? Почему после выплаты заработной платы сумма НДФЛ в отчетах меняется?

Методисты 1С разъясняют: отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» строится на исчисленном доходе по сотруднику (т. е. это бухгалтерский учет), потом эти данные попадают в документы закрытия месяца «Отражение зарплаты в бухучете» в ЗУП или «Отражение зарплаты в фин.учете» в ERP. Эти же самые данные отражаются на бухсчетах – их бухгалтер видит в проводках. Все отчеты по НДФЛ – это налоговый учет, все они построены на выплаченном доходе, то есть на дате получения дохода (дата выплаты). 1С невозможно «обмануть», например, поставив в документах начисления отсутствий, премий, разовых начислениях и пр. планируемую дату выплаты равную последнему дню месяца начисления. При проведении ведомостей программа автоматически отнесет дату получения дохода равной дате выплаты по ведомости (кроме начислений с кодом НДФЛ 2000 и 2002 с категорией дохода «Оплата труда» – если установлен флажок в настройках кода дохода, дата получения дохода будет соответствовать месяцу, за который начислен доход).

Разработчики постоянно дополняют программы «1С:ЗУП» или «1С:ERP» инструментами – внутренними отчетами для проверки НДФЛ и для последующего правильного автоматического формирования отчетности. Мы же в нашей сегодняшней статье хотим дать несколько советов и поделиться секретами с начинающими и опытными бухгалтерами, которые помогут сделать так, чтобы НДФЛ как можно меньше «убегал» из одного периода в другой:

1. Постараться минимизировать перерасчеты по сотрудникам. Понятно, что совсем уйти от перерасчетов ни в одной компании на практике не получится, но чем их будет меньше, тем меньше будет путаницы. Выплачивать все перерасчеты нужно стараться в месяце их начисления.

2. Все, что начислено в межрасчетный период (больничные, премии разовые, отпускные, и т. д.) нужно стараться выплачивать в межрасчет, то есть до конца месяца. Некоторые организации выплачивают суммы по больничному «3 дня за счет работодателя» вместе с зарплатой, но поскольку «Дата получения» данного дохода будет уже следующий месяц, в отчетах НДФЛ суммы дохода и налог «убегут» на месяц выплаты. 

Еще запутаннее ситуация станет, если сотруднику предоставлены вычеты в документах-начислениях. Вычет распределится по видам дохода и «убежит» вместе с доходом в следующий месяц (месяц выплаты). Это потянет за собой ошибки в отчете 6-НДФЛ.

3. Советуем пересмотреть закладку «Налоги, взносы, бухучет» в справочнике «Начисления». Если в компании выплачивается ежемесячная премия сотрудникам, у нее код НДФЛ можно установить 2000 и 2002. Если код НДФЛ стоит 2002, нужно проверить, чтобы «Категория дохода» была установлена «Оплата труда» – в этом случае дата получения дохода будет соответствовать месяцу, за который начислен доход, и фактическая дата выплаты с зарплатой ее не изменит.

4. Если в организации выплачивают доходы бывшим сотрудникам (например, ежемесячные надбавки пенсионерам или премии по итогам года уволенным сотрудникам), то для этого необходимо использовать специализированный документ «Выплаты бывшим сотрудникам». В нем можно конкретно указать дату получения дохода и сформировать ведомость на выплату.

Если использовать обычный документ «Премия» или «Разовые выплаты» для всех действующих и уволенных сотрудников, код НДФЛ данных начислений будет указан 2000 или 2002 (с категорией дохода «Оплата труда»). В этом случае вы можете «потерять» начисленный доход и НДФЛ по уволенным сотрудникам, так как дата получения дохода по таким сотрудникам установится равной дате увольнения.

5. Если заключается «Договор гражданско-правового характера» (ГПХ), используется код дохода НДФЛ 2010 «Выплаты по договорам гражданско-правового характера» (за исключением авторских вознаграждений). Дата получения такого дохода будет равна дате выплаты. Соответственно, доход по «Договору ГПХ», выплаченный с зарплатой, «убежит» в следующий месяц.  Решить проблему можно двумя способами:

• выплатить доход в межрасчетный период, если акт выполненных работ предоставляется до конца месяца;
• если акт выполненных работ приходит уже в следующем месяце, его следует оформить тем месяцем, когда получены документы, начислить документом «Начисление по договорам» и выплатить в межрасчет.

Наглядный пример: заключен «Договор ГПХ» с 15.09.2021 по 30.09.2021, акт выполненных работ предоставлен расчетчику 05.10.2021. Необходимо создать документ «Акт приемки выполненных работ» месяцем «Октябрь», далее создаем документ «Начисление по договорам» октябрем и выплачиваем нужную сумму ведомостью с видом выплаты «Начисления по договорам». В этом случае доход будет начислен и выплачен в одном месяце.

6. Возможна ситуация, когда сотрудник работает по основному месту работы, при этом с ним заключен «Договор на выполнение работ, услуг» и предоставляются вычеты на детей. При начислении зарплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов» по такому сотруднику вычеты в документе пропорционально дохода раскладываются. Сумма по «Договору ГПХ» выплачивается вместе с зарплатой, соответственно, доход по договору «убежит» в следующий месяц после проведения ведомости. Так как и часть предоставленных вычетов тоже «убежит» вместе с доходом, это повлечет за собой расхождение в отчете 6-НДФЛ. Это тоже можно исправить двумя способами:

• проводить документы «Акт приемки выполненных работ» или «Договор на выполнение работ, услуг», начислять суммы по договорам отдельным документом и только после ввода и расчета документа «Начисления зарплаты и взносов» по основному месту работы сотрудника;
• исправлять вручную, если расчет произведен в едином документе «Начисление зарплаты и взносов», удаляя в данном документе рассчитанные вычеты по виду дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности» и добавляя их по строке с видом дохода «Оплата труда» (это более сложный и трудоемкий способ).

Надеемся, наши советы помогут многим бухгалтерам в повседневной работе и позволят испытывать меньше трудностей при формировании отчетов НДФЛ. Не забывайте регулярно посещать наш сайт или подпишитесь на рассылку – специалисты СИТЕК регулярно пишут и публикуют полезные статьи в помощь бизнесу.