Что может входить в состав проводимого аудита складской логистики?

• 
  Сергей Феклинов Главный специалист отдела внедрения WMS

Профессиональный консалтинг и аудит складской логистики может помочь оптимизировать работу любого склада и повысить его эффективность. Мы в компании «СИТЕК» проводим для каждого нашего клиента глубокое исследование, которое выявляет узкие места, и предлагаем практические меры для улучшения складских процессов. Но что именно входит в состав проводимого нашими специалистами аудита складской логистики?

Здесь важно понимать, что каждый заказчик уникален. Даже очень похожие на первый взгляд компании, работающие в одной и той же сфере бизнеса, очень сильно различаются. Это становится очевидным, стоит только «копнуть» вглубь использующихся в них процессов и принципов построения складской логистики. Исходя из этого производится и подбор элементов, входящих в аудит конкретной компании.

Сегодня мы кратко рассмотрим возможные составные элементы «классического» аудита складской логистики от компании «СИТЕК».

1. Визуальный осмотр объекта заказчика

Данный этап – это «основа основ», без которой в принципе невозможно начинать проведение аудита любого предприятия. Эдакая «отправная точка». В состав визуального осмотра входят: осмотр общей инфраструктуры, подъездных путей и путей движения транспорта на территории заказчика, осмотр задействованных в процессах объектов и оборудования, используемого в исследуемых процессах.

В ходе осмотра специалистами заполняются специальные формы – чек-листы, которые содержат описательные и оценочные элементы состояния проверяемого объекта в целом и составляющих его элементов в частности. Количество оценочных элементов при проведении аудита специалистами компании «СИТЕК» иногда исчисляется несколькими сотнями!

Базисные критерии оценки: безопасность, housekeeping (чистота и порядок), оснащенность, соблюдение условий осуществления процессов, организация зон, мест осуществления процессов и сама организация процессов.

Итогом данного этапа становится заключение о результатах осмотра объекта заказчика, содержащее показатели, значения, комментарии и оценочные статусы.

2. Проверка соответствия фактически выполняемых процессов инструкциям, регламентам, стандартам

Компания работает в соответствии со стандартами системы менеджмента качества, системы экологического менеджмента, системы менеджмента безопасности пищевой продукции или имеет собственные руководящие документы? Тогда с установленной периодичностью должны проводиться аудиты соответствия осуществляемых процессов приведенным для примера выше стандартам.

В результате осуществления аудита на соответствие стандартам оформляется заключение о соответствии осуществляемой деятельности установленным стандартам.

3. Работа с данными клиента

Это один из самых больших и сложных этапов аудита, включающий несколько подэтапов.

3.1. Анализ НСИ

Комплексный анализ нормативно-справочной информации в рамках использующейся на предприятии учетной системы начинается с анализа структуры номенклатурного справочника. В рамках него оценивается структура справочника в разрезе категорий, групп и подгрупп. Определяется, сколько актуальных номенклатурных позиций, сколько выведено из оборота, есть ли данные по весогабаритным характеристикам (ВГХ) товарно-материальных ценностей.

Далее идет анализ наличия дублирующих записей. Возьмем для примера стандартный номенклатурный справочник и осуществим проверку наличия в нем дублирующих записей. Может сразу возникнуть вопрос: откуда такие записи вообще могут взяться? Ведь всем известно, что в учетных системах 1С одному наименованию номенклатурной позиции соответствует один код. Да, это так, но проблемы все же встречаются. Давайте для наглядности рассмотрим несколько примеров:

• 00-00005786 «Антисептик 0,16 л. Классик*» и 00-00011085 «Антисептик 0,16 л. Классик*». Это пример полного дубля записи номенклатурного справочника – у записей различается только код. Их не так сложно найти, даже просто предварительно выгрузив номенклатурный справочник, к примеру, в Excel и сопоставив наименование. Почему так могло произойти мы здесь разбираться не будем – вопрос возникновения дублей в НСИ был подробно рассмотрен в прошлой статье.
• 00-00005786 «Антисептик 0,16 л. Классик*» и 00-00011485 «Антисептик 0,16 л. Классик.». Здесь ситуация сложнее: коды записей разные, наименования тоже разные. Вы можете сказать: «Отличие только в знаках «*» и «.» в конце наименования – это же очевидно и сразу заметно!». И вы будете совершенно правы. Можно сесть, глазами просмотреть весь справочник и вручную отредактировать все подобные дубли. Правда, есть одно большое НО: такой подход сработает только если размер номенклатурного справочника составляет максимум несколько сотен записей. А если таких записей тысячи и десятки тысяч? Работы по «ручному» сопоставлению в таком случае могут потребовать несколько месяцев упорной работы целой команды сотрудников! И при этом часть ошибок все равно останется – «человеческий фактор» исключать нельзя. Поэтому мы в ходе аудита используем «машинное» сравнение с помощью специального софта на базе определенной математической модели. Такой софт сравнивает каждую запись справочника номенклатуры с каждой другой записью (одну запись сравнивает со всеми записями) и вычисляет «похожесть». У приведенного выше примера первая запись будет «похожа» на вторую на 98%.

Выявление подобных дубликатов можно и нужно проводить не только на справочнике номенклатуры, но и на справочнике клиентов, например.

3.2 Верификация данных о движении материального потока

На данном этапе производиться оценка ретроспективных данных клиента по движению товарного потока (начальный остаток, приход, расход, конечный остаток). Сравниваются ретроспективные показатели движения материального потока и расчетные. На выходе получаем значение сходимости баланса.

По итогам анализа НСИ и верификации данных о движении материального потока можно оценить качество данных.

3.3. Анализ входящего и исходящего потоков

На данном этапе производится оценка минимального, максимального, среднего и общего потока за период, рассчитывается коэффициент неравномерности потока. Эти данные позволяют оценить площади зон проверяемого объекта и ответить на ряд важных вопросов. Например, достаточна ли имеющаяся площадь для зоны приемки, отгрузки, комплектации, упаковки, хранения и.т.п.

4. Анализ запасов

Любая организация – это экосистема, где все связано между собой. При анализе запасов видны многие «грехи» смежных отделов (маркетинг, продажи, закупки, планирование). Например, на предприятии планировали мероприятия по продвижению некого товара, но получилось не совсем так, как рассчитывали – «лишние» товары легли на полки склада. Запланировали серьезный прорыв в продажах по одной из категорий товаров, пополнили запасы по этой категории, но не «выстрелило» (например, неправильно оценили конкурентное окружение и/или прогадали с ценой) – «лишнее» опять легло на склад.

Можно долго перечислять различные варианты, и все они будут частью нормального рабочего процесса – как говорится, не ошибается только тот, кто ничего не делает. Но надо стараться делать так, чтобы экосистема компании была готова к подобному и умела сама себя восстанавливать.

Рассмотрим некоторые ключевые методы анализа и показатели, которые оцениваются нашими специалистами в ходе проведения аудита складской логистики и по которым можно оценить состояние компании.

Оборачиваемость товарных запасов. Это один из самых важных показателей. Сейчас, когда ставка рефинансирования центрального банка находится на уровне 18% годовых, деньги «дороги», как никогда. Представим такую картину: компания закупила партию надувных лодок, и, допустим, маркетологи не «угадали» объем продаж. Вложили 50 млн. рублей, тридцать миллионов удалось «отбить», а двадцать миллионов рублей «зависли» до следующего сезона. Казалось бы, ну и что?

Дело в том, что в бизнесе не только любое действие, но и бездействие стоит денег. Эти оставшиеся двадцать миллионов будут генерировать потери. Первое – это затраты на хранение. До следующего сезона запас лодок надо где-то хранить, и даже если у компании собственный склад, затраты все равно будут.

Второе – банальная потеря времени. До следующего сезона спроса на лодки, допустим, 9 месяцев, и все это время деньги не будут «работать». Вот пример расчета: 18% (ставца ЦБ) делим на 12 месяцев и получаем 1,5% в месяц, умножаем на 9 месяцев и получаем 13,5%. Теперь берем стоимость нашего остатка, который будет лежать без движения все эти девять месяцев (20 млн. руб.), умножаем на 13,5% и получаем 2,7 млн. руб. – это прямые потери от того, что деньги были «заморожены» в товаре.

Расчет коэффициента оборачиваемости товарных запасов достаточно простой, это отношение среднего количества отгрузки за период к количеству остатков за учетный период. Коэффициент оборачиваемости показывает, сколько раз за период, в среднем, оборачиваются товарные запасы компании.

Out-Of-Stock. Если коротко, OOS – это показатель отсутствия доступности товара на складе для продажи и отгрузки клиенту. Т.е. компания могла бы заработать на продаже товара, но по тем или иным причинам его нет на складе. В результате компания ничего не заработала и, возможно, еще и вызвала негатив у клиентов. Кроме того, из-за отсутствия товара на складе компании изначально лояльный к ней клиент мог купить товар у конкурента и «перейти» на его сторону в конкурентной борьбе – это еще более неприятная ситуация.

Причины подобной ситуации могут быть различными, их условно можно разделить на несколько групп:

• ошибки расчетов при планировании поставок;
• ошибки прогноза продаж (здесь ситуация может многократно ухудшаться, если и в прошлых периодах анализа продаж также наблюдался OOS);
• проблемы логистики транспортных и торговых партнеров;
• производственные проблемы и др.

ABC анализ. Данный анализ может быть выполнен в различных аспектах: анализ объемов отгрузки (например, в тоннах), анализ по сумме выручки от всего проданного объема, анализ по валовой прибыли от всего проданного объема. Данный вид анализа показывает:

• максимальную долю анализируемого параметра (например, отгрузка в тоннах) – группа А, 80%;
• среднюю долю анализируемого параметра – группа B, 15%;
• низкую долю анализируемого параметра – группа С, менее 5%.

Все 3 группы ABC складываются в 100%. По результатам анализа можно, например, понять, какие товары составляют наибольшую долю продаж компании. Можно рассчитать параметр по объему продаж, в сумме выручки или валовой прибыли. Часто встречаются ситуации, при которых товар по объему продаж может быть отнесен к категории A, но по сумме выручки он относится к другой категории, например, B. Может быть и такая ситуация: товар по объему продаж относится к категории A, а по валовой прибыли – к категории C. Простыми словами это значит, что компания тратит много ресурсов (места, техники, трудозатрат), а зарабатывает на товаре «копейки» – повод задуматься, а нужен ли вообще такой товар в ассортименте?

Иными словами, ABC-анализ позволяет достаточно объективно оценить выгоду от работы с каждым конкретным товаром. Применительно к топологии склада, товар категории A по объему отгрузки правильно располагать на складе ближе к зоне отгрузки, чтобы избежать лишних затрат на грузопереработку. Согласитесь, странно размещать товар с высокой оборачиваемостью в самом дальнем углу склада или на самом высоком ярусе стеллажа.

XYZ-анализ. Данный анализ позволяет оценить стабильность параметра, например, отгрузки. Вполне может сложиться ситуация, при которой отгрузка по конкретному товару на одной неделе – 10 тонн, а на другой – всего 2 тонны. Вот эту «нестабильность» и показывает данный анализ. Причины нестабильности могут быть разными, и они тоже должны быть проанализированы. Значение параметра существенно влияет на многие аспекты хозяйственной деятельности предприятия, например, на планирование объемов закупок для пополнения запасов склада.

DEF-анализ. Данный анализ позволяет оценить степень трудозатрат на грузообработку товара. Определяется количество обращений к товару за определенный период (например, за неделю). В качестве факта «обращения» может быть строчка из накладной отгрузки. Выше, когда я рассказывал про ABC анализ, я писал, что странно размещать товар с высокой оборачиваемостью в дальнем углу склада. Но это не так страшно, если в неделю за товаром обращаются условно 7 раз. А вот если количество таких обращений в неделю сотни – в этом случае трудозатраты на грузообработку возрастают многократно. Все это влияет на себестоимость грузообработки товара на складе и, в конечном итоге, на объемы продаж и прибыль компании.

На этом все. В ходе прочтения статьи у вас мог возникнуть закономерный вопрос: если речь идет о «простом» аудите складской логистики, почему в статье регулярно упоминались маркетинг, продажи, управление запасами и даже откуда-то взявшаяся ставка рефинансирования ЦБ? Дело в том, что ни один склад со всеми его логистическими процессами не существует в «вакууме», а работает в тесной связи практически со всеми подразделениями компании. Поэтому и аудит складской логистики нужно проводить в контексте деятельности всего предприятия. Мы в компании «СИТЕК» используем именно такой подход, а десятки наших довольных клиентов служат отличным доказательством того, что он верный.

____________________________________

Автор статьи: Сергей Феклинов – главный специалист отдела внедрения WMS.
Дата публикации статьи 16.08.2024.