Когда все вокруг задумались об экономии. Делимся опытом: какие расходы легко сократить на 60% и более

• 
  Загибалова Елена Руководитель направления R&D

Отправка актов, счетов-фактур и других документов курьерскими службами или почтой России – одна из неявных статей затрат любого предприятия, которую достаточно просто сократить. Доставлять и получать юридически значимые документы можно дешевле и быстрее в десятки раз. Для этого используется электронный документооборот (ЭДО). С ЭДО можно работать непосредственно в программе 1С. Мы внедрили ЭДО у себя в компании СИТЕК и хотим поделиться с вами опытом экономии времени и денег.

Процедура настройки ЭДО в программе 1С заняла всего несколько часов. Разово мы настроили обмен с каждым контрагентом.

В результате перехода на ЭДО наша компания получила следующие выгоды:

1. Сократили затраты на отправку документов почтой и курьерскими службами на 60%.

Как было до внедрения ЭДО.

Отправка 1-го заказного письма Почтой России стоила примерно 50 рублей, отправка курьером – 300 рублей. Были случаи, когда эти затраты составляли порядка 100% от суммы самого отправляемого акта! Согласитесь, весьма курьезные ситуации. А мы ежемесячно отправляли документы 50 контрагентам. Каждый третий акт приходилось дублировать, т.к. контрагенты их «потеряли». При таком раскладе сумма на почтовые расходы в месяц составляла около 3000 руб/месяц. А в год 36 000 руб. лишних затрат только на отправку почты (не считая стоимости бумаги и стоимости замены картриджей в принтере).

Как стало после внедрения ЭДО.

Мы перевели на обмен через ЭДО 60% наших контрагентов. Оставшиеся 40% - в основном крупные предприятия, в которых вопросы ухода от бумажного документооборота решаются долго. Но и их мы постепенно переводим на ЭДО. В результате сэкономили 21 600 руб/год.

2. Сократили сроки возврата актов и счетов от клиентов в десятки раз.

Как было до внедрения ЭДО.

Наше предприятие отправляет почту 1 раз в неделю. Средний срок доставки документов по России составляет 7 дней. Наши контрагенты получают почту 1 раз в неделю. Еще 1 неделю документы ходят по предприятию в поисках адресата. И если документы не потерялись, то еще неделю они лежат на рассмотрении у бухгалтера или финансиста в папочке на столе. Примерно столько же времени уходит на возврат подписанных актов и счетов-фактур. Итого, от момента оформления акта, до его возврата проходило 90 дней. А эти сроки нам крайне важны для подготовки и сдачи отчетности.

После установки ЭДО срок отправки и получения документов составил от 1 до 5 дней!

3. Сократили трудозатраты бухгалтера на возврат актов.

На нашем предприятии до внедрения ЭДО отправкой документов, обзвоном и возвратом обратных актов занимался 1 специалист. Это занимало у него 50% рабочего дня. После перехода на обмен электронными документами это время сократилось до 15-20%. В результате мы смогли привлечь данного специалиста для других работ без необходимости найма дополнительных сотрудников.

Итого, благодаря внедрению ЭДО:

• мы сократили время на отправку и возврат документов через ЭДО в 30 раз;
• сократили годовую стоимость отправки бумажных документов через почту России на 60% (сэкономили 21 тыс. рублей в год);
• уменьшили объем работы бухгалтера на 30%.

С технической точки зрения столкнулись лишь с одним минусом. Ошибки в ЭДО случаются достаточно редко, но бывают. Например, обмен с некоторыми контрагентами у нас не работал из-за того, что единицы измерения номенклатуры и адреса были заведены не по классификатору. После устранения ошибки данных обмен заработал. Этот минус не так существенен, как все плюсы обмена через ЭДО. Даже наш специалист, работающий с отправкой и возвратом документов, говорит:

Если вы решите подписывать, отправлять и получать документы через ЭДО вам необходимо следующее:

• Подписка ИТС (информационно –технологическое сопровождение). Подписка ИТС – это обязательный договор с фирмой 1С Франчайзи. Без данного договора невозможно легально обновлять программу 1С. Если вы работаете в лицензионной программе 1С, то вы уже покупаете подписку ИТС. В рамках имеющейся у вас подписки ИТС обмен 50 - 100 комплектами документов осуществляется бесплатно. В случае, если вы работаете в 1С нелегально – рекомендуем задуматься о приобретении ИТС. Вещь полезная, помимо бесплатного обмена документами дает еще ряд приятных «плюшек».

• Электронная подпись.Если вы сдаете отчетность в налоговую через интернет (а вероятность этого 99%), то у вас уже куплена электронная подпись. Именно она нужна для подписания документов через ЭДО. Покупать новую не нужно!

• Настройка ЭДО в 1С. Для начала работы требуется сделать настройки в программе 1С, а также провести обучение по работе с ЭДО. Эта разовая работа. В среднем стоит 4000 руб, при этом экономит десятки тысяч рублей на отправке почтой. Данную услугу оказывают специалисты компании СИТЕК. Для получения подробной информации обращайтесь по бесплатному телефону 8-800-700-97-70 или пишите на почту sale@sitec-it.ru.

• Поддержка и помощь при работе с ЭДО после настройки. Если в будущем у вас возникнут вопросы или ошибки при работе с ЭДО, фирма «1С» окажет бесплатные консультации по тел. 8-800-333-93-13.

Обращайтесь в компанию СИТЕК за подключением ЭДО. Будем рады вам помочь.

_______________________________________

Дата обновления статьи 25.03.2020