Все про нумерацию документов в 1С: из чего состоит, как читать и настраивать

• 
  Байбекова Анастасия Специалист проектного отдела

Как известно, все современные продукты 1С поддерживают автоматическую нумерацию документов. Сегодня мы поговорим о том, из чего формируется стандартный номер документа, как его правильно читать и какие настройки можно производить для облегчения и ускорения работы.

Разберем стандартную структуру номера документа в 1С на примере «1С:ERP»:

ААББ-ВВ000123, где:

• АА – префикс организации;
• ББ – префикс информационной базы;
• ВВ – дополнительный пользовательский префикс;
• 000123 – номер объекта.

В формате номера местоположение префиксов фиксировано, также фиксирована их длина. Наличие префикса в номере документа зависит от определенных настроек. Если настройки не были назначены, стандартный номер документа выглядит следующим образом:

0000-000123

Как видно, в качестве значений префиксов организации и информационной базы по умолчанию устанавливаются нули, а дополнительный пользовательский префикс не формируется. Но это легко можно изменить.

Назначение префикса организации

Префикс организации задается непосредственно в карточке организации. Он состоит из одного или двух символов, это могут буквы и цифры:

После назначения такого префикса организации номер документа выглядит следующим образом:

ТД00-000123

Префиксы организации используют для разделения нумерации документов разных юридических лиц, по которым ведется учет в одной системе 1С. Если учет ведется по одному юридическому лицу, необходимости в назначении префикса организации нет.

В таком случае система присвоит документу первый номер по порядку нового вида. Например, если последний номер документа до назначения префикса был «0000-000123», то после назначения префикса новому документу система автоматически присвоит номер «ТД00-000001». Для соблюдения требования сквозной нумерации документов необходимо вручную отредактировать номер этого документа, изменив его на следующее по порядку значение – «ТД00-000124». При последующем формировании документов система автоматически будет присваивать им номера в правильном порядке.

Редактирование номеров необходимо выполнить для каждого вида документов: заказ поставщику, приобретение товаров и услуг, перемещение товаров и т.д. Сделать это можно вручную, а если документов много – написать соответствующую обработку заполнения номеров (за помощью по данному вопросу можете обратиться к нашим консультантам).

Назначение префикса информационной базы

Префикс информационной базы задается в разделе «Синхронизация данных» (меню НСИ и администрирование – Администрирование). Состоит данный префикс из одного или двух символов, это так же могут быть буквы и цифры:

После назначение префикса информационной базы номер документа в 1С выглядит следующим образом:

ТДЦБ-000123

Префикс информационной базы устанавливается при настройке синхронизации данных с другой программой для того, чтобы различать, в какой из систем документ был создан - это позволяет избежать дублирования

В этом случае система автоматически присвоит документу первый номер по порядку нового вида – все точно так же, как и с префиксом организации.

Назначение дополнительного пользовательского префикса

Дополнительные пользовательские префиксы назначаются системой автоматически для определенных документов. Например, если установлена функциональная опция для отдельной нумерации «Счетов-фактур» на аванс (меню НСИ и администрирование – Администрирование – Учет НДС, импорт и экспорт).

При активации данной опции номер документа в 1С будет выглядеть следующим образом:

ТДЦБ-А000123

Кроме того, дополнительные префиксы устанавливаются системой для определенных документов при настроенной синхронизации с другими программными продуктами 1С.

Печать документов

При выводе документов на печать не показывается префикс организации, а также удаляются ведущие нули. Префикс информационной базы и дополнительный пользовательский префикс выводятся на печать, если они установлены:

В «1С:ERP» есть особенность: по умолчанию данная система не позволяет в пользовательском режиме управлять отображением префиксов при печати, как, например, «1С:УНФ». Однако это можно исправить при необходимости – обратитесь за помощью в компанию «СИТЕК», и наши специалисты сделают для вас соответствующую доработку системы.  

____________________________________

Автор статьи: Байбекова Анастасия – специалист проектного отдела.
Дата публикации статьи 30.11.2022.