Формирование планового бюджета в 1С:ERP (1С:КА)

• 
  Сальникова Ольга Заместитель директора по продуктам финансово-экономического учета

Как правило, решение об автоматизации процесса Бюджетирования в информационной системе принимается руководством предприятия тогда, когда процесс бюджетирования доходов и расходов организован и отлажен с помощью таблиц Excel. И, как правило, расчет сумм по некоторым статьям бюджетов, а то и по некоторым бюджетам в целом, максимально автоматизированы типовыми инструментами таблиц Excel и не требуют от пользователей дополнительных затрат времени на их формирование.

Очень часто на старте проекта автоматизации Заказчик высказывает пожелание, чтобы все расчеты, которые сотрудники финансово — экономических службы предприятия выполняли в таблицах Excel, были автоматизированы в информационной системе. Несмотря на большой потенциал и гибкость типовых возможностей подсистемы Бюджетирования программных продуктов 1C: ERP и 1C: КА это не всегда бывает целесообразно. Особенно если речь идет о расчете данных по показателю или статье бюджета, значение которых зависит от значения других показателей и статей в количественном или суммовом выражении.

Давайте рассмотрим это на примере ситуации, с которой мы столкнулись на реальном проекте комплексной автоматизации деятельности производственного предприятия металлургической отрасли.

При планировании Бюджета доходов и расходов нам необходимо было получить в информационной системе Бюджет по Фонду оплаты труда по плановым данным. Самый простой вариант решения данной задачи — занести плановые данные вручную в документ планирования. Но он был и самым трудоемким для пользователей и не отвечал ожиданиям Заказчика. Поэтому мы стали искать другие пути решения данной задачи.

При этом необходимо было учесть следующие особенности планирования ФОТ на предприятии до начала процесса автоматизации:

• планирование ФОТ производилось в таблицах Excel;

• размер планового ФОТ зависел от различных факторов: объема выпускаемой продукции, загрузки оборудования, сменности работы производственного персонала и т. п. Все они были заложены в формулы, по которым рассчитывался плановый ФОТ. При этом до момента утверждения планового ФОТ он мог пересчитываться несколько раз;

• расчет планового ФОТ производился с очень подробной детализаций по производственным и не производственным подразделениям с учетом квалификации работников (по должностям, по категориям и т.п.).

Учитывая все это совместно с Заказчиком было принято решение о нецелесообразности переноса расчета планового ФОТ в информационную систему и использовании для формирования плановых данных по ФОТ типовой механизм загрузки данных их Excel.

Для реализации данного решения первое, что было сделано совместно с Заказчиком —это определен список статей бюджетов, по которым в бюджете БДР будут отражаться плановые и фактические расходы на оплату труда:

Рис 1. Список статей бюджета для отражения плановых и фактических данных по расходам на оплату труда

Аналитика данных статей бюджета — Подразделения предприятия, так как при планировании и анализе исполнения Бюджета по Фонду оплаты труда Заказчику необходима была информация не только по общей сумме расходов в целом по статье бюджета, но и информация о ФОТ в разрезе подразделений.

Затем также совместно с Заказчиком было выработано решение о соответствии между утвержденными статьями бюджетов и категориями персонала, в разрезе которых производиться расчет планового ФОТ в таблицах Excel. Например, расчет ФОТ в таблице Excel производится по каждому цеху в разрезе основных и вспомогательных рабочих:

Рис. 2. Пример расчета планового ФОТ в таблице Excel

А в Бюджете по Фонду оплаты труда, который будет формироваться в информационной системе, необходима информация по заработной плате производственного персонала только в разрезе подразделений. Поэтому в методологии планирования расходов по ФОТ было закреплено, что по статье бюджета Заработная плата производственного персонала будет отражаться общая сумма заработной платы основных и вспомогательных рабочих по каждому производственному подразделению.

Следующий шаг — это настройка в информационной системе вида бюджета Бюджет по Фонду оплаты труда для заведения плановых данных в утвержденной Заказчиком структуре:

Рис. 3. Бюджет по Фонду оплаты труда, настроенный в информационной системе

При настройке вида бюджета, который в последующем будет заполняться путем загрузки данных из файла формата Excel необходимо учитывать следующее:

— структура бюджета должна быть максимально простая, количество аналитик по статье бюджета не должно превышать одного значения;

— аналитика, по которой необходима детализация по статье бюджета, должна быть указана в структуре бюджета при его настройке.

Затем настроенный вид бюджета был выгружен в файл формата Excel. Зачем это надо делать? Дело в том, что загрузить данные в документ Экземпляр бюджета из внешнего файла Excel можно только в той же структуре, в которой в информационной системе у нас хранится вид бюджета. Если мы попытаемся загрузить данные из любого другого файла Excel, с которым мы работаем, система не даст нам это сделать, так как структура файла и структура вида бюджета не будут совпадать.

Для выгрузки документа Экземпляр бюджета в файл формата Excel сначала необходимо создать документ Экземпляр бюджета по настроенному виду бюджета, заполнить все необходимые поля на закладке Основное и сохранить документ без заполнения данных на закладке Бюджет. После этого по команде Excel / Выгрузить в Excel формируем бланк для формирования данных в формате таблицы Excel.

Рис. 4. Заполнение закладки Основное документа Экземпляр бюджета

Рис. 5. Выгрузка структуры бюджета в файл Excel

При этом открывается окно создания файла, в котором по кнопке «Сохранить как» мы можем выбрать место хранения данного файла и сохранить его:

Рис. 6. Окно создания файла бюджета

Выгруженный из информационной системы файл Бюджет по Фонду оплаты труда имеет следующий вид:

Рис. 7. Выгруженный из информационной системы в Excel файл бюджета

Затем специалистами Заказчика была настроена связь между выгруженным файлом бюджета и исходным файлом расчета планового ФОТ типовыми методами Excel. При настройке связи между файлами учитывались выработанные ранее договоренности формирования данных по статьям бюджетов, закрепленные в методологии планирования расходов по ФОТ.

После того, как связь между файлами была настроена, мы получили файл с данными по ФОТ в той же структуре, что и вид бюджета в информационной системе и данные из этого файла можно загрузить непосредственно в документ для формирования плановых данных по ФОТ в информационной системе. Файл с данными имеет следующий вид:

Рис. 8. Файл Бюджета по ФОТ с плановыми данными

В результате специалист ПЭО, ответственный за формирование в информационной системе плановых данных по ФОТ, мог формировать их автоматически. Для этого в информационной системе необходимо открыть сохраненный ранее документ Экземпляр бюджета (без заполненных данных) и заполнить его по команде Excel / Загрузить из Excel

Рис. 9. Заполнение Бюджета по ФОТ плановыми данными из Excel

В открывшемся по данной команде окне необходимо выбрать файл для загрузки с помощью команды «Выбрать»:

Рис. 10. Выбор файла для загрузки данных

Проверить данные в открывшемся окне «Сопоставление загружаемых данных из Excel» и по команде «Загрузить в документ и закрыть» заполнить документ экземпляр бюджета:

Рис. 11. Экземпляр бюджета, заполненный плановыми данными из Excel

При этом если в исходном файле расчета планового ФОТ данные изменялись в связи с тем, что в процессе формирования и утверждения БДР было принято решение об изменении планового ФОТ либо параметров, которые влияют на его размер, специалисту ПЭО было достаточно еще раз воспользоваться командой «Загрузить» из Excel и обновить в ИС плановые данные по ФОТ, а не вносить изменения в документ формирования плановых данных по Бюджету ФОТ вручную.

Какой вывод можно сделать? Нет ничего страшного в том, что в процессе автоматизации, особенно на первом ее этапе, некоторые плановые данные для формирования БДР или БДДС будут рассчитываться с помощью таблиц Excel. Типовые возможности программных продуктов 1С: ERP и 1С: КА позволяют загрузить данные из Excel в информационную систему и избавить пользователей от необходимости переносить их вручную.

Надеюсь, данная статья была для Вас полезна. Советую также прочитать статью БДР и БДДС. Настройка одновременного планирования.

______________________________________

Автор статьи: заместитель директора по продуктам финансово-экономического учета Сальникова Ольга Владимировна. Дата обновления статьи 04.09.2019 г.