Инвентаризация имущества в 1С:ИУИ: подготовка, сценарии и результаты

• Какие варианты проведения инвентаризации есть в 1С:ИУИ
• Когда какой вариант подходит лучше
• Для выборочной внутренней инвентаризации можно использовать дополнительные отборы
• Как меняется скорость инвентаризации при использовании ТСД
• Когда есть смысл идти дальше и использовать RFID
• Что дает инвентаризация по результату
• Главный вывод

Какие варианты проведения инвентаризации есть в 1С:ИУИ

В 1С:ИУИ можно использовать три основных варианта проведения инвентаризации.

1. Через бизнес-процесс «Проведение инвентаризации»

В этом варианте инвентаризация запускается как управляемый процесс. В системе создается бизнес-процесс, по которому задаются исполнитель, сроки, важность, а при необходимости — проверяющий и отдельный срок проверки. После старта процесса формируются задачи на проведение инвентаризации, на проверку результатов и на обработку результатов. Использование бизнес-процесса в системе является опциональным.

Этот вариант подходит в тех случаях, когда важно:

Такой подход особенно удобен для крупных организаций, регулярных инвентаризаций и ситуаций, когда процедура должна быть формализована.

Инвентаризация может запускаться по расписанию

В 1С:ИУИ предусмотрен механизм регулярного проведения инвентаризаций по расписанию. В общих настройках системы используются Правила проведения инвентаризаций, которые применяются для создания заданий на инвентаризацию по расписанию. В самом правиле можно задать исполнителя, сроки, важность, необходимость проверки, проверяющего и расписание запуска. При наступлении времени, указанного в расписании, система создает процессы Проведение инвентаризации для тех мест расположения, у которых выбрано это правило, и автоматически формирует задачи исполнителям.

На практике это удобно в тех случаях, когда инвентаризация должна проводиться регулярно и без ручного запуска со стороны пользователя.

2. Через документ «Инвентаризация» в учетной системе

Второй вариант — создание документа Инвентаризация напрямую в учетной системе, без привязки к бизнес-процессу. В инструкции прямо указано, что документ Инвентаризация может быть создан как на основании задачи на инвентаризацию, сформированной бизнес-процессом, так и без какой-либо привязки к бизнес-процессу. В документе фиксируются результаты проверки по каждому объекту имущества, а далее система сопоставляет учетные и фактические данные. В табличной части отражаются, в частности, значения План и Факт.

Этот вариант подходит, когда:

По сути, это более простой и прямой вариант работы.

3. Непосредственно через ТСД / мобильное приложение

Третий вариант связан с использованием мобильного терминала сбора данных.

Здесь важно правильно понимать различие сценариев. Проверка фактического наличия через ТСД может использоваться и в первом, и во втором варианте — то есть и при запуске бизнес-процесса, и при ручном создании документа Инвентаризация в учетной системе. В этом случае в учетной части создается задание или документ, назначается ответственный, а фактическая проверка выполняется через ТСД.

Отдельный сценарий возникает тогда, когда инвентаризация инициируется непосредственно через мобильное приложение или ТСД, без предварительного создания задания в учетной системе. В этом случае меняется не сам способ фиксации факта, а точка старта процесса.

Именно поэтому ТСД в 1С:ИУИ — это не просто отдельный способ сверки, а отдельный вариант организации работы, при котором фактическая часть инвентаризации переносится в мобильный контур.

Когда какой вариант подходит лучше

Если компании важно не просто зафиксировать результаты, а организовать саму процедуру инвентаризации как управляемый процесс, лучше использовать бизнес-процесс. Он позволяет выстроить исполнение, проверку и обработку результатов в рамках одной цепочки задач.

Если задача локальная и не требует сложного маршрута согласования, чаще достаточно ручного создания документа Инвентаризация. Такой подход проще и быстрее в запуске. При этом сама фактическая проверка может выполняться как вручную, так и с использованием ТСД.

Если же приоритет — скорость проведения инвентаризации и снижение ручного труда, максимальный эффект дает ТСД. Но важно понимать, что ТСД не отменяет учетную часть процесса: в зависимости от выбранного варианта инвентаризация может быть сначала оформлена в учетной компоненте, а уже затем передана в мобильный контур для фактической проверки.

Для выборочной внутренней инвентаризации можно использовать дополнительные отборы

Для внутренних и выборочных инвентаризаций в 1С:ИУИ можно использовать более детальный подбор имущества. Это позволяет не ограничиваться только сплошной инвентаризацией по одному месту расположения или всему подразделению.

При создании документа Инвентаризация вручную можно использовать отборы по различным параметрам. Это позволяет подобрать имущество:

На практике это удобно, когда необходимо:

Такой подход делает внутреннюю инвентаризацию более гибкой и позволяет использовать систему не только для больших обязательных проверок, но и для прикладных выборочных сверок.

Как меняется скорость инвентаризации при использовании ТСД

Когда учет подготовлен, имущество промаркировано и сотрудники работают через ТСД, скорость инвентаризации возрастает в разы. На практике то, что раньше занимало 2–3 дня ручной работы, после перехода на ТСД может укладываться в 2–4 часа.

В этот момент меняется сама структура затрат времени. Основное время начинает уходить уже не на поиск объекта в ведомости, ручные отметки и последующую обработку списка, а на фактическое перемещение сотрудников по помещениям.

Именно поэтому ТСД — это не просто удобный инструмент, а способ сделать инвентаризацию реально выполнимой в рабочем режиме.

Когда есть смысл идти дальше и использовать RFID

Если штрихкодная инвентаризация уже внедрена и работает, следующим уровнем автоматизации может стать RFID.

RFID позволяет дополнительно ускорить процесс по сравнению со штрихкодами. На практике скорость проведения инвентаризации может быть в 2–5 раз выше, чем при работе только со штрихкодной маркировкой. Это связано с тем, что сотруднику не требуется последовательно наводить сканер на каждую этикетку — считывание происходит быстрее при обходе большого количества объектов.

При этом RFID — более дорогой вариант внедрения. По сравнению со штрихкодной маркировкой:

Кроме того, RFID особенно оправдан в тех случаях, когда объекты находятся в труднодоступных местах или расположены достаточно высоко, и быстро считать штрихкод затруднительно. В такой ситуации RFID позволяет быстрее найти и зафиксировать объект без необходимости добираться до каждой этикетки вручную.

Поэтому RFID обычно оправдан там, где:

То есть RFID — это не обязательный первый шаг, а более продвинутый вариант автоматизации, который становится актуален после того, как в компании уже наведен порядок в учете и отработан базовый сценарий маркировки.

Что дает инвентаризация по результату

После завершения проверки система сопоставляет фактические данные с учетной информацией. По результатам могут быть выявлены:

Дальнейшая работа с результатами инвентаризации зависит от настроек системы.

В общих настройках есть признак «Документ инвентаризации не изменяет остатки имущества». Если этот параметр установлен, после проведения документа Инвентаризация учетные данные автоматически не изменяются. В этом случае отражение результатов инвентаризации в учете выполняется отдельными документами Регистрация, Перемещение и Выбытие с соответствующими типами операций.

Если этот параметр не используется, результаты инвентаризации могут отражаться в учете автоматически по результатам проведения документа.

Но в любом случае важно учитывать, что решение о том, нужно ли:

относится к учетному контуру системы. Если автоматическое изменение остатков отключено, пользователь после проведения инвентаризации уже сам в учетной компоненте выполняет необходимые действия по результатам проверки.

Именно поэтому инвентаризация не сводится только к факту сверки. Она показывает фактическую картину и становится основанием для дальнейших учетных действий.

Главный вывод

В 1С:ИУИ инвентаризация — это не одна кнопка и не один документ. Это результат предварительно выстроенного учета.

Если имущество заведено корректно, разрезы учета актуальны, а объекты промаркированы, система позволяет использовать несколько рабочих вариантов проведения инвентаризации:

Если такой подготовки нет, инвентаризация превращается в способ выявить накопленные ошибки учета. Если подготовка сделана, она становится управляемой процедурой, которая дает понятный результат и может выполняться в разы быстрее — особенно при использовании ТСД и RFID.