Как зарегистрировать имущество в 1С:ИУИ

Павел Иванов Продуктовый менеджер 1С:ИУИ

Где находится документ
Как документ появляется в системе
Когда используется документ регистрации
Как создать документ
Основные поля документа
Как устроена табличная часть «Принимаемое имущество»
Закладка «Дополнительно»
Порядок работы с документом
На что обратить внимание
Что получается в результате
Вывод

В этой статье разберем по шагам как оформить регистрацию имущества.

Регистрация имущества в системе выполняется документом Регистрация имущества. Именно с этого документа начинается постановка объекта на учет в 1С:ИУИ.

Документ используется в тех случаях, когда необходимо:

зарегистрировать новый объект имущества
принять имущество на учет
зафиксировать его основные учетные параметры
присвоить объекту статус, место расположения, МОЛ и ответственного

Где находится документ

Список документов регистрации находится в разделе:

Имущество → Документы регистрации имущества

В журнале по умолчанию отображаются документы всех типов операций регистрации. При необходимости список можно отфильтровать по конкретному типу операции через кнопку Настроить.

Типы операций регистрации настраиваются отдельно, в разделе:

НСИ → Типы операций регистрации

Как документ появляется в системе

Документ Регистрация имущества может появиться в системе двумя способами:

загружаться обменом из другой системы;
создаваться вручную пользователем непосредственно в 1С:ИУИ

Ниже описан сценарий ручного создания документа в системе.

Когда используется документ регистрации

Документ Регистрация имущества используется в тот момент, когда объект должен появиться в системе как объект учета.

В зависимости от правил, принятых в организации, регистрация может выполняться:

в момент поступления имущества на склад
в момент ввода в эксплуатацию
в другой момент, установленный внутренним регламентом

Именно поэтому в документе обязательно указывается тип операции регистрации.

Как создать документ

Для создания нового документа необходимо нажать кнопку Создать.

После этого открывается форма документа, в которой заполняются основные реквизиты.

Основные поля документа

В документе указываются следующие данные:

Номер документа — присваивается системой автоматически
Дата документа — по умолчанию устанавливаются текущие дата и время. При необходимости их можно изменить
Тип операции — определяет сценарий регистрации имущества
Организация — организация, на которую регистрируется имущество
Статус имущества — статус, который будет присвоен объектам при регистрации
Расположение имущества — место расположения регистрируемых объектов
МОЛ — материально-ответственное лицо
Ответственный держатель объектов имущества — фактический пользователь объекта. Поле необязательное
Контрагент — поставщик имущества
Договор контрагента — договор, зарегистрированный для выбранного контрагента

Что важно учитывать

Статус имущества обычно подставляется автоматически из типа операции регистрации, но при необходимости его можно изменить вручную.

Поля МОЛ и Ответственный — это не одно и то же.

Например:

МОЛ — руководитель подразделения
Ответственный — сотрудник, которому фактически выдан объект

Как устроена табличная часть «Принимаемое имущество»

Табличная часть Принимаемое имущество предназначена для ввода состава регистрируемого имущества и разделена на три части.

Первая часть — верхняя

Здесь указываются основные параметры регистрируемого имущества:

тип регистрируемого имущества
количество
цена поступления
сумма
ставка НДС
сумма НДС
всего
забалансовое

Как работает поле «Количество»

Поле Количество зависит от настроек типа имущества.

Если количественный учет не используется.
Система создаст столько отдельных объектов имущества, сколько указано в поле количества.
Например, если указано количество 3, будет создано 3 отдельных объекта.

Если количественный учет используется.

Система создаст один объект имущества, а количество будет учитываться в регистре.

Если в типе имущества установлен флаг «Использовать существующее имущество».

Система попытается найти аналогичный объект имущества и увеличить его количество. Если такого объекта еще нет, будет создан новый.

Вторая часть — нижняя левая

Здесь можно заполнить дополнительные реквизиты по каждому регистрируемому типу имущества.

Этот блок используется в тех случаях, когда для типа имущества настроены дополнительные характеристики, которые нужно указать уже на этапе регистрации.

Третья часть — нижняя правая

В правой нижней части отображаются идентификационные данные объекта:

инвентарный номер
штрихкод
RFID
серийный номер

Здесь важно учитывать логику заполнения:

инвентарные номера назначаются системой автоматически при сохранении документа по заданным правилам
штрихкоды также назначаются автоматически, если это предусмотрено настройками системы
RFID-метки назначаются отдельно, как правило, с использованием ТСД
серийные номера при необходимости указываются в документе

Если в настройках системы для назначения штрихкодов выбрано правило:

по инвентарному номеру
автоматически

то система сформирует штрихкод по заданным правилам.

Если выбрано правило Вручную, штрихкод необходимо указывать вручную.

Закладка «Дополнительно»

На закладке Дополнительно можно указать:

данные входящего документа
комментарий к принимаемому имуществу
комментарий, дату и номер документа, проведенного в бухгалтерии

Также здесь доступны дополнительные признаки.

Сумма включает НДС

Если флаг установлен, сумма Всего приравнивается к общей сумме, а НДС рассчитывается исходя из ставки и суммы.

Закрывать потребности автоматически

При проведении документа система анализирует потребности со статусом Закупить по организации и типам имущества. Если условия выполняются, статус такой потребности меняется на Выдать.

Устанавливать дополнительные реквизиты

Если признак включен, дополнительные реквизиты можно заполнить уже в документе регистрации. Если он выключен, сделать это можно позже, в карточке объекта имущества.

Порядок работы с документом

Ниже описан типовой сценарий ручного создания документа регистрации.

Шаг 1. Создать новый документ Регистрация имущества.

Шаг 2. Выбрать тип операции регистрации.

Шаг 3. Заполнить основные реквизиты документа:

организацию
статус;
расположение
МОЛ
ответственного
контрагента и договор, если это требуется

Шаг 4. Добавить строки в табличную часть Принимаемое имущество.

Шаг 5. Заполнить количество, стоимость и при необходимости дополнительные реквизиты.

Шаг 6. Проверить данные по объектам имущества. Инвентарные номера и штрихкоды система назначает автоматически при сохранении документа в соответствии с правилами, заданными в настройках системы.

Важно: RFID-метки не назначаются в документе регистрации автоматически. Их назначение выполняется отдельно, как правило, с помощью ТСД.

Шаг 7. При необходимости заполнить дополнительные сведения на вкладке Дополнительно.

Шаг 8. Сохранить и провести документ. После проведения в системе будут созданы объекты имущества с заполненными учетными параметрами.

На что обратить внимание

При регистрации имущества чаще всего ошибки возникают в следующих местах.

1. Неправильно выбран тип операции

Из-за этого объект может быть зарегистрирован не в тот момент бизнес-процесса, который принят в компании.

2. Перепутаны МОЛ и ответственный

Это приводит к проблемам при дальнейшей эксплуатации и инвентаризации.

3. Не учтена логика количественного учета

Из-за этого вместо одного объекта с количеством могут создаться несколько отдельных карточек, или наоборот.

4. Не учтены правила автоматического назначения идентификаторов

Инвентарные номера и штрихкоды назначаются системой автоматически по заданным правилам. RFID-метки назначаются отдельно, и это нужно учитывать заранее.

Что получается в результате

После проведения документа имущество появляется в системе как объект учета.

Дальше с ним уже можно выполнять следующие операции:

перемещение
инвентаризация
осмотр
назначение этикеток
выбытие
привязка документов

Вывод

Документ Регистрация имущества — это базовая точка входа объекта в систему. Именно от корректности его заполнения зависит, насколько точно объект будет учитываться дальше: в карточке имущества, в перемещениях, в инвентаризации и в отчетности.

Поэтому при регистрации важно сразу корректно определить: