С чего начать настройку 1С:ИУИ: правильная последовательность запуска системы
- 1. Сначала нужно определить процессы учета имущества
- 2. Шаг 1. Понять, какое имущество будет учитываться
- 3. Шаг 2. Описать процессы операционного учета
- 4. Шаг 3. Определить разрезы учета
- 5. Шаг 4. Выбрать режим работы системы
- 6. Шаг 5. Настроить пользователей, группы доступа и ограничения
- 7. Шаг 6. Заполнить базовые справочники
- 8. Шаг 7. Настроить типы имущества
- 9. Шаг 8. Подготовить правила идентификации
- 10. Шаг 9. Подключить обмен с учетной системой, если он используется
- 11. Что должно быть готово перед переходом к операциям
- Что будет во второй части статьи
При первом знакомстве с 1С:ИУИ важно не пытаться сразу перейти к операциям с имуществом.
Начать с документов регистрации, перемещения или инвентаризации без предварительной настройки не получится корректно: документы используют справочники, типы имущества, статусы, места расположения, МОЛ, правила нумерации и другие параметры системы.
Поэтому запуск ИУИ лучше выполнять последовательно:
- определить, какие процессы учета имущества нужно автоматизировать;
- описать, как эти процессы должны работать в компании;
- настроить основные параметры системы;
- настроить пользователей, группы доступа и ограничения;
- подготовить справочники;
- настроить типы имущества;
- при необходимости подключить обмен с учетной системой;
- после этого перейти к вводу начальных остатков и операциям с имуществом.
1. Сначала нужно определить процессы учета имущества
Настройку ИУИ лучше начинать не с заполнения всех справочников подряд, а с понимания того, какие процессы компания хочет вести в системе.
Например:
- регистрация имущества;
- выдача имущества сотрудникам;
- возврат имущества;
- перемещение между подразделениями или местами расположения;
- передача между МОЛ;
- списание или выбытие имущества;
- проведение инвентаризации;
- учет комплектов;
- маркировка имущества штрихкодами или RFID;
- контроль состояния имущества через осмотры.
Эти процессы можно описать в простой форме: списком шагов, таблицей, схемой или любой удобной нотацией.
Например, для процесса выдачи имущества сотруднику достаточно заранее определить:
- кто оформляет выдачу;
- кому передается имущество;
- кто подтверждает получение;
- требуется ли печатная форма передачи;
- требуется ли согласование.
После этого становится понятно, как настроить соответствующий тип операции перемещения, какие поля должны быть доступны пользователю и какие действия нужно выполнить в системе.
2. Шаг 1. Понять, какое имущество будет учитываться
Первый практический шаг — определить состав имущества, которое компания хочет контролировать в ИУИ.
Здесь нужно использовать операционные, понятные пользователям группы.
Например:
- ИТ-оборудование;
- офисная техника;
- мебель;
- инструменты;
- хозяйственный инвентарь;
- производственное оборудование;
- складское оборудование;
- спецодежда;
- средства связи;
- комплектующие;
- расходные материалы, если их нужно контролировать в ИУИ.
На этом этапе не нужно смешивать операционные группы с бухгалтерскими понятиями. Основные средства и номенклатура — это не виды имущества для пользователя ИУИ, а способ отражения объектов в учетной системе.
Для пользователя важнее другое:
- что это за объект;
- где он находится;
- кто за него отвечает;
- нужно ли его маркировать;
- нужно ли его выдавать сотрудникам;
- нужно ли его инвентаризировать;
- нужно ли отслеживать его состояние.
Например, ноутбук для пользователя остается ноутбуком независимо от того, как он отражен в бухгалтерской системе. Поэтому на старте нужно определить именно операционные группы имущества, а не пытаться сразу разложить все объекты по бухгалтерским признакам.
3. Шаг 2. Описать процессы операционного учета
После определения состава имущества нужно описать основные процессы, которые будут выполняться в ИУИ.
Этот шаг не дублирует определение состава имущества. На первом шаге компания определяет, что будет учитываться. На втором — как с этим имуществом будут работать.
Минимально нужно описать несколько основных сценариев:
Такого описания достаточно, чтобы перейти к настройке типов операций, справочников и параметров системы.
4. Шаг 3. Определить разрезы учета
Дальше нужно определить, в каких разрезах компания будет вести учет имущества.
Обычно в ИУИ используются:
- организация;
- подразделение;
- место расположения;
- МОЛ;
- ответственный пользователь;
- статус имущества;
- тип имущества.
Не обязательно использовать все разрезы одинаково подробно. Нужно понять, какие из них действительно важны для учета.
Например:
- если нужно знать кабинет или склад, важно настроить места расположения;
- если имущество передается сотрудникам, нужно вести МОЛ и ответственных;
- если есть несколько юридических лиц, нужно корректно настроить организации;
- если имущество проходит разные состояния, нужно продумать статусы.
На этом этапе нужно зафиксировать простую модель:
что должно быть видно в карточке имущества и по каким признакам пользователи будут искать, перемещать и инвентаризировать объекты.
5. Шаг 4. Выбрать режим работы системы
После того как понятна модель учета, можно переходить к настройкам системы.
На этом этапе нужно ответить на главный вопрос:
ИУИ будет использоваться только для операционного учета или с обменом с учетной системой?
Возможны два основных сценария.
Сценарий 1. ИУИ используется без обмена
В этом случае система используется как самостоятельный контур учета имущества.
Справочники, имущество, документы и операции ведутся внутри ИУИ. Такой вариант может использоваться, если компании нужен именно операционный учет имущества без интеграции с бухгалтерской или другой учетной системой.
Сценарий 2. ИУИ используется с обменом
В этом случае ИУИ обменивается данными с учетной системой компании.
В типовой функционал ИУИ входят обмены с:
- 1С:Бухгалтерией предприятия;
- 1С:ERP;
- 1С:Бухгалтерией государственного учреждения.
Если в компании используется другая учетная система на базе 1С или система на другой платформе, обмен можно настроить или разработать дополнительно. Конфигурация открытая, поэтому такие сценарии могут быть реализованы в рамках проекта внедрения.
При выборе режима работы важно учитывать тип компании и используемую учетную систему.
Если компания хозрасчетная, используются настройки для хозрасчетного учета. Если компания бюджетная, используются настройки для бюджетного учета.
На этом этапе нужно определить:
- какая учетная система является источником данных;
- какие справочники и документы должны участвовать в обмене;
- какие данные ведутся в ИУИ самостоятельно;
- какие данные должны возвращаться из ИУИ в учетную систему.
6. Шаг 5. Настроить пользователей, группы доступа и ограничения
До начала полноценной работы с системой нужно определить, кто и с какими правами будет работать в ИУИ.
На этом этапе настраиваются:
- пользователи системы;
- группы доступа;
- роли пользователей;
- ограничения доступа к данным, если они используются;
- доступ к организациям, подразделениям или другим разрезам учета;
- пользователи мобильного приложения, если оно будет применяться.
На старте не обязательно сразу строить сложную модель прав. Достаточно определить основные группы пользователей.
Например:
Если в компании несколько организаций, филиалов или территориальных подразделений, нужно отдельно продумать ограничения доступа. Например, пользователь одного филиала может видеть только имущество своего филиала, а центральный офис — данные по всем организациям.
Главная задача этого шага — заранее определить, кто будет работать с системой, какие действия ему разрешены и какие данные он должен видеть.
7. Шаг 6. Заполнить базовые справочники
Справочники лучше заполнять не в случайном порядке, а от простых к основным.
Сначала настраиваются вспомогательные справочники, которые потом используются в основных объектах системы.
К ним можно отнести:
- статусы имущества;
- типы мест расположения;
- типы организаций;
- причины списания;
- причины выбытия;
- типы документов имущества;
- способы оплаты;
- типы показателей осмотра.
- типы имущества;
- места расположения;
- организации;
- подразделения;
- физические лица;
- правила нумерации;
- имущество.
Например, если организации, подразделения и физические лица уже ведутся в 1С:БП и участвуют в обмене, они должны поступить из учетной системы. А справочники, которые относятся к логике операционного учета имущества, настраиваются в ИУИ.
Главное правило:
каждый справочник должен иметь понятный источник: либо он ведется в ИУИ, либо загружается из учетной системы.
8. Шаг 7. Настроить типы имущества
Типы имущества — один из ключевых справочников ИУИ.
Именно тип имущества определяет, к какой группе относится объект и какие свойства для него используются.
На первом этапе достаточно определить:
- наименование типа имущества;
- дополнительные свойства;
- обязательность дополнительных свойств;
- шаблон описания имущества;
- единицу измерения;
- необходимость количественного учета;
- реквизиты, которые нужны для данного типа;
- необходимость маркировки штрихкодом или RFID.
- Ноутбук;
- Монитор;
- Принтер;
- Телефон;
- Сервер;
- Коммутатор;
- Стол;
- Кресло;
- Инструмент;
- Спецодежда.
Например, не стоит начинать настройку с деления всех объектов на “ОС” и “номенклатуру”. Для пользователя ИУИ важнее определить понятные типы имущества и их свойства.
Вопрос связи с бухгалтерской системой решается отдельно при настройке обмена и реквизитов типа имущества.
9. Шаг 8. Подготовить правила идентификации
После типов имущества нужно определить, как объекты будут идентифицироваться.
В ИУИ могут использоваться:
- инвентарные номера;
- исторические инвентарные номера;
- штрихкоды;
- RFID-метки;
- серийные номера;
- заводские номера.
- кто присваивает инвентарные номера;
- будут ли использоваться старые номера из предыдущей системы;
- будет ли штрихкод совпадать с инвентарным номером;
- будет ли штрихкод назначаться автоматически или вручную;
- нужны ли RFID-метки;
- какие шаблоны этикеток будут использоваться.
10. Шаг 9. Подключить обмен с учетной системой, если он используется
Обмен с учетной системой — это отдельный этап настройки, а не основа всей последовательности запуска.
К нему стоит переходить после того, как уже понятно:
- какие процессы учета имущества будут в ИУИ;
- какие типы имущества нужны;
- какие справочники ведутся в ИУИ;
- какие справочники должны прийти из учетной системы;
- какие документы должны участвовать в обмене.
- какие организации участвуют в обмене;
- какие справочники передаются;
- какие документы по товарам участвуют в обмене;
- какие документы по ОС участвуют в обмене;
- с какой даты выполнять выгрузку;
- какие отборы использовать по документам и счетам.
- какие данные принимать из учетной системы;
- какие операции ИУИ соответствуют документам учетной системы;
- какие документы ИУИ будут выгружаться обратно;
- какие типы операций использовать для регистрации, перемещения и выбытия.
11. Что должно быть готово перед переходом к операциям
Перед тем как переходить к регистрации имущества, вводу начальных остатков, перемещениям и инвентаризации, нужно проверить базовую готовность системы.
Минимальный чек-лист:
- Определено, какие процессы учета имущества будут вестись в ИУИ.
- Описана общая логика регистрации, перемещения, выдачи, возврата, инвентаризации и выбытия.
- Определено, какие группы имущества будут учитываться.
- Определены основные разрезы учета.
- Выбран режим работы: без обмена или с обменом с учетной системой.
- Настроены пользователи, группы доступа и ограничения доступа к данным, если они используются.
- Определено, какие справочники ведутся в ИУИ, а какие загружаются из учетной системы.
- Настроены базовые статусы имущества.
- Настроены типы имущества.
- Настроены места расположения.
- Определены правила инвентарных номеров и штрихкодов.
- Подключен обмен с учетной системой, если он используется.
- Выполнена первичная загрузка НСИ, если используется обмен.
- Проверены справочники, которые участвуют в обмене с учетной системой.
- Определен способ ввода начальных остатков: ручной ввод, загрузка из файла или загрузка данных, подготовленных из учетной системы.
Что будет во второй части статьи
Во второй части разберем практический запуск учета:
- как подготовить начальные остатки;
- как проверить типы имущества перед загрузкой;
- как загрузить имущество в ИУИ;
- какие типы операций регистрации, перемещения и выбытия настроить;
- как проверить движение имущества;
- как подготовиться к первой инвентаризации;
- какие ошибки чаще всего возникают на старте.