Система учета имущества и оборудования организации
-
Павел Иванов Продуктовый менеджер 1С:ИУИ
- Когда компаниям нужна система учета имущества
- Учет каждой единицы имущества
- Основные операции с имуществом
- Проведение инвентаризации имущества
- Контроль состояния оборудования
- Планирование потребностей
- Аналитическая отчетность
- Автоматизация процессов
- Интеграция с системами 1С
В большинстве компаний оборудование и техника постепенно накапливаются, но их учет часто ведется в таблицах или разрозненных системах. Со временем становится сложно понять, где находится имущество, кто им пользуется и в каком состоянии оно находится.
Полное описание возможностей конфигурации 1С:Инвентаризация и управление имуществом
В этой статье рассмотрим, как организовать системный учет имущества в организации и какие механизмы позволяют контролировать его использование.
Кому будет полезна статья:
- руководителям подразделений
- ИТ-директорам
- специалистам по учету имущества
- администраторам систем 1С
- специалистам по эксплуатации оборудования
Когда компаниям нужна система учета имущества
Во многих организациях учет имущества начинается с таблиц Excel или разрозненных документов. Пока оборудования немного, такой подход может работать. Однако по мере роста компании количество техники и оборудования увеличивается, и управление им становится сложнее.
Возникают типичные проблемы:
- невозможно быстро определить, где находится оборудование
- непонятно, кто использует имущество
- данные бухгалтерского учета не совпадают с фактическим размещением техники
- инвентаризация занимает много времени
Например, в бухгалтерии оборудование может числиться на складе, хотя фактически оно уже используется в подразделении. Или техника передается между сотрудниками без фиксации операций. В таких ситуациях организациям требуется специализированная система учета имущества.
Учет каждой единицы имущества
Основой системы является пообъектный учет имущества. Каждая единица оборудования регистрируется как отдельный объект.
Это может быть:
- ноутбук
- производственный станок
- инструмент
- серверное оборудование
- складское имущество
Для каждого объекта хранится информация:
- тип имущества
- место расположения
- организация и подразделение
- пользователь или материально-ответственное лицо
- текущий статус
- история операций
Таким образом формируется единая база имущества организации, где можно проследить полный жизненный цикл оборудования.
Например:
- ноутбук зарегистрирован в системе
- выдан сотруднику
- позже передан другому сотруднику
- возвращен на склад
- списан после завершения эксплуатации
Основные операции с имуществом
Жизненный цикл объекта имущества строится вокруг трех основных операций.
Регистрация имущества
Операция используется при появлении нового имущества.
Например:
- поступило новое оборудование
- закуплены ноутбуки для сотрудников
- при инвентаризации выявлено ранее неучтенное имущество
После регистрации объект появляется в системе и может участвовать в дальнейших операциях.
Перемещение имущества
Перемещение используется при передаче имущества между подразделениями, складами или сотрудниками.
Например:
- ноутбук передается от одного сотрудника другому
- оборудование перемещается со склада в производственный цех
- инструмент возвращается со строительной площадки на склад
После проведения операции система обновляет информацию о текущем размещении имущества.
Выбытие имущества
Операция используется при завершении жизненного цикла имущества.
Например:
- оборудование списывается из-за износа
- техника продается
- имущество утилизируется
После проведения операции объект выводится из эксплуатации.
Проведение инвентаризации имущества
Система позволяет проводить инвентаризацию имущества и фиксировать результаты проверки.
Инвентаризация используется для:
- проверки фактического наличия имущества
- выявления недостач
- обнаружения излишков
- проверки корректности размещения имущества
Например:
- ежегодная инвентаризация оборудования
- проверка имущества перед сменой материально-ответственного лица
- инвентаризация склада инструментов
Проверка может выполняться:
- вручную
- с использованием мобильных устройств
- с применением штрихкодов
- с использованием RFID-меток
Использование мобильных устройств позволяет значительно ускорить процесс проверки.
Получить консультацию по 1С:Инвентаризация и управление имуществом
Контроль состояния оборудования
Система позволяет контролировать состояние имущества с помощью механизма диагностических осмотров.
В ходе осмотров могут фиксироваться:
- техническое состояние оборудования
- наработка
- показатели эксплуатации
Например, можно регулярно фиксировать состояние производственных станков или контролировать наработку оборудования. Такая информация помогает своевременно принимать решения о ремонте или обслуживании техники.
Планирование потребностей
В системе можно регистрировать потребности подразделений в оборудовании.
Например:
- подразделению требуется новая компьютерная техника
- необходимо закупить дополнительный инструмент
- требуется оборудование для нового проекта
Потребности формируются по типу имущества, после чего на их основании могут формироваться заказы на закупку.
Аналитическая отчетность
Система содержит набор отчетов для анализа данных об имуществе.
Отчеты позволяют получить информацию о:
- размещении имущества
- истории перемещений
- результатах инвентаризаций
- состоянии оборудования
- потребностях подразделений
Отчеты можно настраивать и использовать для анализа данных.
Автоматизация процессов
Система содержит механизмы автоматизации операций.
Процессы обработки документов
Для различных документов можно настроить процессы обработки.
Например:
- согласование выдачи дорогостоящего оборудования
- подтверждение перемещения имущества между подразделениями
- согласование списания техники
Документ может проходить через несколько этапов обработки.
Обработка событий
Система может автоматически выполнять действия при наступлении определенных событий.
Предусмотрено три типа исходных действий::
- перемещение имущества
- изменение показателей осмотра
- загрузка документа «Регистрация имущества» из внешней системы
Например, система может автоматически создать задачу ответственному сотруднику при перемещении оборудования.
Интеграция с системами 1С
Система поддерживает обмен данными с решениями на платформе 1С:Предприятие.
Поддерживается интеграция со следующими конфигурациями:
- 1С:Бухгалтерия предприятия
- 1С:ERP Управление предприятием
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения
Интеграция позволяет синхронизировать данные об имуществе между системой управления имуществом и учетными системами организации.
Итог
Системный учет имущества позволяет контролировать размещение оборудования, упрощает проведение инвентаризаций и снижает количество ошибок в учете.
В следующих статьях мы подробнее рассмотрим архитектуру системы управления имуществом и механизмы автоматизации операций.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
