Переход на КЭДО как необходимость в 2024 году

• 
  Александра Рыжкова Главный специалист отдела сопровождения

Кадровый электронный документооборот в сфере трудовых отношений (кадровый ЭДО или КЭДО) появился и начал активно развиваться в России совсем недавно. Система предполагает создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде, что значительно быстрее и удобнее классического «бумажного» формата. При полноценном кадровом ЭДО документы существуют только в электронном формате и не дублируются на бумажных носителях.

Сегодня мы расскажем и наглядно продемонстрируем вам, как работает данная система, какие у нее есть явные преимущества и нужно ли как можно быстрее начинать использовать КЭДО в работе предприятия.

Обязательно ли переходить на КЭДО в 2024 году?

Единые форматы электронных документов были официально установлены в России в марте 2023 года. С 1 июня 2024 года переход на кадровый электронный документооборот начался в «экспериментальном» формате для некоторых государственных структур.

В 2024 году переход на систему КЭДО не является обязательным, каждая организация принимает для себя решение по данному вопросу самостоятельно. Тем не менее, удобство самого сервиса дает немало поводов о начале его использования как можно скорее.

Сервис КЭДО «1С:Кабинет сотрудника» уже сейчас доступен всем, кто использует следующие типовые конфигурации 1С:

• «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3);
• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ред. 3);
• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.5);
• «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0).

Если на компьютере с любой из перечисленных конфигураций есть доступ в интернет, вы легко можете запустить сервис «1С КЭДО» прямо из программы. Соответствующий модуль представлен в виде дополнительного пункта в стандартных разделах:

Во всех конфигурациях сервис одинаковый. То есть, в «1С:ЗУП» Кабинет сотрудника точно такой же, как в «1С:ERP» или «1С:КА».

Есть возможность воспользоваться бесплатным периодом (до 45 дней) и оценить удобство работы с данным сервисом.

Существует также локальная версия сервиса «1С:Кабинет сотрудника» (право на нее возникает при покупке от 1000 лицензий), которая может пригодиться крупным закрытым компаниям. Локальную версию сервиса можно дорабатывать под потребности конкретного предприятия, добавляя новые функциональные возможности.

Цена «1С:Кабинета сотрудника» рассчитывается от количества купленных лицензий. Помимо этого, каждый сотрудник может использовать мобильное приложение.

С помощью приложения сотрудник может:

• ознакомиться с расчетными листками;
• написать заявление на отпуск;
• посмотреть остаток дней отпуска;
• заказать нужные справки.

Почему цифровизация кадрового документооборота так удобна?

С распространением дистанционной работы этот вопрос стал особенно актуальным. Теперь, вместо пересылки приказов и справок по почте и сканирования / печати документов достаточно сделать всего несколько кликов мышкой. Сами сотрудники гораздо охотнее и быстрее подписывают электронные документы, в хранении таких документов всегда полный порядок и безопасность. Плюс банальная экономия бумаги.

Сотрудник предприятия подписывает свои электронные документы с помощью НЭП (неквалифицированной электронной подписи), подпись КЭДО сотрудник выпускает самостоятельно в своем личном кабинете. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) устанавливается на компьютере кадрового специалиста, который будет подписывать документы.

Основные документы и справки, которыми можно обмениваться через кадровый ЭДО:

• различные виды отпусков: основной, учебный, за свой счет, по беременности, по уходу;
• различные виды неявок: отгул, командировки, опоздания, болезнь, уход за ребенком инвалидом, личные дела, опоздания;
• справки: вычеты по лечению, на детей, недвижимость, обучение; 2-НДФЛ, справка с места работы, по неиспользованным отпускам;
• запросы на изменение личных данных.

Тем не менее, для некоторых видов документов переход на КЭДО пока невозможен:

• приказы об увольнении;
• трудовые книжки;
• сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастном случае на производстве;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Для части документов предусмотрено создание аналогичных документов в ЗУП (например, отпуск, командировка и т.д.). Однако, кадровый ЭДО не ограничивается лишь стандартными формами!

Можно создать свою печатную форму и прикрепить ее к обмениваемому документу. Например, к документу ЗУП «Прием на работу» прикрепить печатную форму должностной инструкции:

Можно сразу создать документ КЭДО и прикрепить к нему pdf документ на подпись:

Можно даже создать свою форму, которую сотрудник сможет заполнить в «1С:Кабинете сотрудника». Например, «запрограммировать» поля для ввода новых данных карты для перечисления зарплаты:

Маршруты документов

Маршруты можно поделить на маршруты согласования на форме Кабинета сотрудника и маршруты для отработки поступивших заявок в ЗУП. На сегодняшний день на стороне Кабинета можно настроить согласование отсутствий, отпусков и общих обращений сотрудников.

К какому кадровому или зарплатному специалисту попадет заявка после создания и согласования на сайте – настраивается уже на стороне ЗУП. Настройку можно производить как по видам заявки, так и с точностью до структуры предприятия:

Можно организовать рассылку расчетных листов, где каждый сотрудник ознакомится с ними. Количество документов на ознакомление, расчетный лист, остаток отпуска – все это отображается на главном экране сервиса «1С:Кабинет сотрудника»:

Существуют некоторые особенности выгрузки данных при создании Кабинета из 1С. Выгружаются:

• организационная структура по тем организациям, по которым ведется обмен;
• сотрудники и их штатная позиция (подразделение, должность) только по отмеченным в настройках штатным клеткам.

Обратите внимание: выгрузка по факту идет по Физическому лицу, то есть если у сотрудника есть несколько рабочих мест – все данных о них будут в одном кабинете, даже по той организации или штатной клетке, которая не помечена к выгрузке.

Таким образом, хоть переход на систему КЭДО и не является сейчас обязательным для предприятий, сама она является отличным помощником для ежедневной оперативной работы как кадрового специалиста, так и сотрудников. Если вы хотите начать использовать КЭДО, но у вас остались вопросы или появились проблемы – смело обращайтесь к нам за помощью. Мы вам обязательно поможем!

Услуга от Ситек - внедрение КЭДО.

____________________________________

Автор статьи: Александра Рыжкова – главный специалист отдела сопровождения.
Дата публикации статьи 26.09.2024.