Использование кадрового электронного документооборота в программах 1С

• 
  Анна Александрова Специалист отдела сопровождения 1С

Компания «СИТЕК» оказывает услуги внедрения «Кадрового ЭДО в 1С» в любом регионе России.

Дистанционная работа в условиях пандемии стала серьезным толчком к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО или просто ЭДО) не только для крупных, но и для мелких предприятий. Многие работодатели столкнулись с необходимостью дистанционно подписывать различные кадровые документы: приемы и увольнения, кадровые перемещения, заявления на отпуск и др.

Переход на электронное кадровое делопроизводство – это не только упрощение и ускорение бизнес-процессов, но и экономия денег. Вместо бумажной работы, почтовых отправлений и курьерских доставок документов можно без труда отправить сотрудника в отпуск или командировку, оформить нужную справку и т. д. буквально «в пару кликов». Важным преимуществом кадрового ЭДО являются облачные электронные подписи, для использования которых не нужен даже компьютер – можно подписывать документы со смартфона.

Для работы с КЭДО необходимо выполнить настройки в программе 1С и активировать сервис «1С:Кабинет сотрудника», в котором и осуществляется обмен электронными документами. На сегодняшний день данный сервис работает со всеми основными программами 1С: ЗУП, КА и ERP. Более подробно о «Кабинете сотрудника» и о том, как его создать и использовать мы рассказывали в нашей недавней статье. Сегодня же подробно рассмотрим именно использование электронного документооборота.

Как правильно настроить КЭДО в 1С?

Для использования кадрового электронного документооборота администратору «1С:Кабинета сотрудника» конкретного предприятия необходимо в настройках сервиса поставить галочку «Использовать кадровый ЭДО»:

Далее нужно установить флажок «Напоминать об отсутствии подписи» и указать периодичность напоминания. Когда этот флажок будет включен, сотрудники, которые не сформировали в своих кабинетах сертификаты электронных подписей, с выбранной периодичностью будут получать соответствующие уведомления:

После этого необходимо скачать и установить корневой сертификат, который будет служить электронной подписью сервиса конкретного предприятия. Он в дальнейшем используется для формирования электронных подписей отдельных сотрудников. 

Загруженный сертификат необходимо открыть:

Далее появится форма со сведениями о сертификате – нажимаем кнопку «Установить сертификат»:

Откроется Мастер импорта сертификатов. В качестве расположения хранилища выбираем «Текущий пользователь». В следующем окне нужно указать, в какое хранилище будет помещен сертификат. Для этого выберите соответствующий пункт и нажмите кнопку «Обзор»:

Выбираем папку «Доверенные корневые центры сертификации»:

Далее подтвердите правильность выбранных настроек установки сертификата нажатием на кнопку «Готово»:

Поскольку использование КЭДО предполагает применение электронных подписей, в настройках обмена электронными документами (раздел «Администрирование» – «Обмен электронными документами») необходимо убедиться, что установлен флажок «Электронные подписи»:

Как сотруднику получить электронную подпись?

Сотрудник может получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) в приложении «Кабинета сотрудника». Такую подпись можно использовать только в электронном документообороте между сотрудником и его работодателем.

Если сотрудник желает присоединиться к КЭДО, ему необходимо самостоятельно в своем кабинете сформировать сертификат электронной подписи. Для этого ему нужно открыть свой профиль и перейти по ссылке «Мои данные»:

В открывшейся форме нужно выбрать пункт «Создать» в правом нижнем углу. После этого необходимо придумать пароль для своей электронной подписи и дважды ввести его:

После этого в разделе профиля «Мои данные» конкретного сотрудника предприятия будут отображаться основные сведения об его электронной подписи:

После подключения КЭДО и оформления электронных подписей сотрудники предприятия могут «в два клика» запросить любую нужную справку, а кадровая служба без лишней бумажной работы сможет быстро ее предоставить.

Закажите настройку кадрового ЭДО в компании СИТЕК, и мы поможем вам организовать работу "под ключ".

____________________________________

Автор статьи: Александрова Анна — специалист отдела сопровождения 1С.
Дата публикации статьи: 17.01.2022 г.