Почему осень – лучшее время для экспресс-аудита перед внедрением 1С:ERP, читайте в этой статье.

8 (800) 700-97-70

Блог компании «СИТЕК»

Пишем понятные статьи по 1С вам в помощь

#ERP

Почему осень – лучшее время для экспресс-аудита перед внедрением ERP

Проект внедрения ERP на любом предприятии – это сложная многоэтапная задача, требующая солидных временных и денежных затрат. Эти затраты должны быть максимально оправданы и ожидаемы. Чтобы в процессе возникало как можно меньше неожиданностей и форс-мажорных обстоятельств, увеличивающих бюджет и сроки реализации проекта, нужно заранее определиться с конкретными целями внедрения ERP и автоматизации бизнеса. Необходимо понимать ситуацию на предприятии ДО, а также иметь четкие представления о том, что и для чего изменится ПОСЛЕ внедрения системы. Важно также грамотно выбрать время для реализации проекта.

Начинать процесс внедрения ERP на предприятии за 3-4 месяца до конца календарного года – не лучшая идея. Даже скромный по масштабам проект не может быть полноценно реализован в столь сжатые сроки. То есть даже если начать в сентябре, предприятие не сможет с первого же дня следующего года начать работать в новой системе, обязательно появятся «хвосты» с прошлого года, а это – дополнительные сложности.

Однако осень – это лучшее время для того, чтобы запланировать внедрение ERP на предприятии на будущий год, тщательно к нему подготовиться и провести экспресс-аудит.

Экспресс-аудит – это «нулевой этап» подготовки к внедрению ERP на предприятии. Многие им пренебрегают ради сомнительной экономии, некоторые про него даже не знают. Хотя именно экспресс-аудит – это та самая отправная точка, с которой необходимо начинать грамотное внедрение ERP на любом предприятии.


Что представляет из себя экспресс-аудит?

Руководство любого предприятия принимает решение о внедрении ERP для достижения каких-то определенных целей. Эти цели называются «титульными» и, как правило, носят весьма общий характер: оперативно получать достоверную информацию для выстраивания систем планирования и бюджетирования, иметь доступ к данным по производству в режиме онлайн, видеть истинные остатки на складах и т. д. Как показывает наш многолетний опыт, часто в команде со стороны заказчика нет единого понимания всех титульных целей и тем более – способов их достижения. И это нормально. Функциональные руководители всех отделов и подразделений предприятия смотрят на будущую ERP систему по-разному. У каждого свои конечные цели и задачи, которые нужно решить, каждый хочет, чтобы внедрение ERP упростило и оптимизировало работу именно его отдела. При этом общее видение предприятия после внедрения ERP у всех позитивное, но на практике часто выясняется, что многие цели и задачи разных отделов не соответствуют или даже прямо противоречат друг другу.

Экспресс-аудит – это необходимый любому бизнесу перед внедрением ERP объективный «взгляд со стороны».

Команда наших специалистов выезжает на предприятие и на несколько дней полностью погружается во все бизнес-процессы. Мы собираем и анализируем необходимые данные, разговариваем с ключевыми сотрудниками, учитываем различные мнения и взгляды людей на будущую систему. После этого становятся понятны конфликты и «несостыковки», которые необходимо решить до начала проекта внедрения.

Экспресс-аудит состоит из шести ключевых этапов:

  1. Анкетирование и сбор формальных данных о работе предприятия.
  2. Стратегическая сессия с ключевыми управленцами компании.
  3. Интервьюирование функциональных руководителей и ответственных пользователей.
  4. Анализ всех собранных данных специалистами «СИТЕК».
  5. Презентация заказчику видения проекта с указанием всех проблем и рисков.
  6. Подведение итогов с собственником бизнеса и непосредственными руководителями, выработка окончательного решения.

Первый этап наиболее простой и очевидный. Сбор базовых сведений о предприятии позволяет провести его формальную оценку и понять, в какой сфере оно работает, какие есть подразделения, кто чем занимается и за что отвечает. Сбор формальных данных – это знакомство наших специалистов с предприятием для последующей продуктивной работы.

На второй этап приглашаются все ключевые управленцы компании, после чего наши специалисты устраивают совместный с ними «мозговой штурм». Это один из самых важных этапов, поскольку именно на нем становится очевидно, чего от проекта внедрения ERP ожидает каждый ключевой сотрудник компании. Причем, очень важно проводить такую встречу именно в формате личного общения. Ни один телефонный звонок или групповая видеоконференция в режиме онлайн не позволяют выйти на необходимый уровень доверия, раскрыть истинные цели и задачи, которые видят перед собой сотрудники предприятия.

Честный, открытый разговор позволяет сразу определить и отсечь явно ложные ожидания от проекта и цели, которые не могут быть достигнуты.

Каждый сотрудник компании на стратегической сессии высказывает свое видение проекта и говорит о том, какие выгоды хочет получить от внедрения ERP для себя и своего отдела. Наши специалисты, основываясь на своем богатом опыте и знаниях, уже на данном этапе видят, какие цели и задачи противоречат друг другу, чего можно достичь, а что в принципе нереализуемо за счет автоматизации бизнеса. Важно понимать, что ERP – не «волшебная палочка». Это очень мощная и гибкая система для автоматизации бизнес-процессов, сбора и аналитики различных данных, однако, она не может «нарисовать» ту или иную информацию, если ее реально не существует на предприятии.


Цель «мозгового штурма» – выработать у всех ключевых участников проекта его общее видение, избавиться от ложных целей и ожиданий. Более того, в результате разговора у проекта появляются определенные границы. Становится понятно, какими средствами будут решаться задачи, появляется представление о сроках реализации проекта и его бюджете.

Третий этап включает интервьюирование функциональных руководителей и ответственных пользователей будущей системы. Как показывает наша практика, в индивидуальном разговоре сотрудники предприятия готовы сказать больше, нежели в рамках общей стратегической сессии. На данном этапе часто всплывают различные «подводные камни» в виде неочевидных внутренних проблем предприятия. Становится понятно, кто из сотрудников заинтересован во внедрении ERP, а кто испытывает внутреннее сопротивление или даже открыто выступает против перемен. Вырисовываются неформальные лидеры проекта, на которых стоит делать ставку, и те, с кем в дальнейшем может быть сложно работать.

Лучше заранее узнать обо всех скрытых проблемах во время экспресс-аудита, нежели потом неожиданно столкнуться с ними в процессе внедрения ERP.

На следующем этапе наши специалисты собирают полученную информацию воедино, анализируют и вырабатывают итоговое видение проекта со стороны, которое затем представляют руководству предприятия. Наша цель – честно рассказать заказчику о том, какие изначально заявленные титульные цели проекта соответствуют действительности и могут быть достигнуты, а какие – требуют доработки или вовсе нереализуемы. Мы рассказываем о том, какие на предприятии имеются скрытые проблемы и как они могут негативно повлиять на проект внедрения ERP. Учитываются все риски и альтернативные варианты развития событий уже непосредственно в процессе внедрения ERP. Мы также даем оценку сроков и стоимости реализации проекта в его оптимальном виде.

Данный этап для любого заказчика является наиболее эмоциональным и волнительным. Фактически мы рассказываем и показываем на конкретных примерах, как внедрение ERP реально отразится на работе всех подразделений предприятия и бизнес-процессах. На этом этапе кто-то радуется, а кто-то обязательно огорчается, поскольку понимает, что внедрение ERP не принесет ему тех результатов, на которые он изначально рассчитывал. Другими словами, ко всем участникам проекта приходит окончательное понимание того, что даст и чего точно не даст автоматизация бизнеса всему предприятию в целом и каждому его подразделению в частности.

Огорчения связаны еще и с тем, что зачастую люди ожидают от ERP того, для чего данная система не предназначена в принципе. Ее часто путают с CRM системами или даже со специализированными программами для работы с технической документацией. Некоторые задачи и вовсе грамотно решаются не внедрением ERP, а за счет оптимизации и перестройки бизнес-процессов. Обо всем этом мы не только рассказываем, но также даем практические советы, отвечая на вопрос: какими средствами можно добиться той или иной первоначально поставленной цели, если внедрение ERP в конкретном случае не поможет?

Финальный этап экспресс-аудита – итоговое закрытое совещание специалистов «СИТЕК» с собственником бизнеса и непосредственным руководством в лице генерального и/или исполнительного директора. То есть – с людьми, которые принимают окончательные решения. Им мы рассказываем, основываясь на собранных фактах, насколько предприятие «изнутри» готово к планирующейся автоматизации, как все его сотрудники на разных уровнях реально относятся к перспективе внедрения ERP, где могут быть сложности и какие существуют риски. Также мы даем практические советы и рекомендации. Например, иногда имеет смысл отложить запланированное внедрение ERP и заняться устранением внутренних проблем предприятия, частичной перестройкой и оптимизацией бизнес-процессов, работой с коллективом и т. д.


Распространенные стереотипы

Компания «СИТЕК» ежегодно проводит десятки экспресс-аудитов перед внедрением ERP на предприятиях самых разных масштабов. При этом мы регулярно сталкиваемся с одинаковыми стереотипами, которые «сидят в головах» наших заказчиков. Рассмотрим наиболее распространенные.

«Экспресс-аудит – это дорого». Это одна из наиболее частых причин, по которым руководители предприятий пренебрегают экспресс-аудитом, считая его лишней тратой денег. Хотя она в корне не соответствует действительности. Заказчик оплачивает только командировочные расходы наших специалистов при их выезде на предприятие – это небольшая сумма, особенно на фоне планирующихся трат на реализацию проекта внедрения ERP.  И эти расходы многократно окупаются, поскольку экспресс-аудит позволяет руководству предприятия заранее узнать обо всех проблемах и избежать их или, как минимум, подготовиться.То есть – не допустить потенциальных финансовых потерь уже непосредственно в процессе внедрения ERP на предприятии.

Любая вовремя не выявленная и не решенная проблема – это риск затянуть автоматизацию бизнеса и выйти за границы установленного бюджета. 

«Экспресс-аудит – это долго». На удивление часто встречающееся заблуждение. Экспресс-аудит не зря получил такое название – его проведение занимает не более недели: от этапа знакомства наших специалистов с бизнесом до презентации финальных результатов руководству. Личные же встречи с сотрудниками компании и «мозговой штурм» вообще занимают всего несколько часов. То есть переживать из-за того, что работа предприятия «встанет» во время проведения экспресс-аудита, точно не стоит.

«Вы специально будете критиковать наш проект и повышать его стоимость». Даже если предполагается, что наши специалисты будут не только проводить экспресс-аудит, но и в дальнейшем заниматься непосредственно внедрением ERP на конкретном предприятии, мы ничего и никогда не навязываем нашим клиентам. Во-первых, мы дорожим своей репутацией. Во-вторых, экспресс-аудит проводится для того, чтобы скорректировать цели проекта внедрения ERP и сделать изначальные ожидания от него, которые почти всегда завышены, максимально реалистичными. Чаще всего мы, наоборот, отсекаем от проекта все лишнее – то, что просто не может и не будет работать. С нашей стороны не имеет никакого смысла навязывать заказчику нереализуемые вещи ради увеличения бюджета, особенно если внедрением ERP также займутся специалисты «СИТЕК», которые и будут отвечать за итоговый результат.

«Вы разведаете и украдете все наши бизнес-секреты». Это в принципе невозможно. И не только потому, что все работы на любом предприятии осуществляются специалистами «СИТЕК» в рамках грамотно составленных договоров и соглашений о неразглашении конфиденциальной информации. Проводя экспресс-аудит, мы изучаем не бизнес-секреты, а бизнес-процессы предприятия. В разговорах с сотрудниками нас интересует только то, что непосредственно связано с внедрением ERP: особенности работы отделов и связи между ними, взаимодействие специалистов по рабочим вопросам, документооборот, отчетность и т. д.

Какие бы ни были «ноу-хау» у вашего бизнеса, в рамках экспресс-аудита они не представляют для нас никакой ценности.

«После ваших расспросов атмосфера в компании ухудшится». Мы не вызываем никаких негативных эмоций своей работой, а лишь обнаруживаем то внутреннее напряжение, которое в компании уже есть, просто руководство о нем не знает. Причем, делаем это максимально деликатно. В рамках открытых разговоров мы никогда никого не критикуем за различные мнения и точки зрения – мы просто собираем и анализируем информацию. Если кто-то в компании негативно относится к перспективе внедрения ERP и выступает против автоматизации, если в бизнес-процессах существуют проблемы, если что-то не работает или работает не так, как должно – руководству следует об этом знать. Проблемы не решатся сами по себе, если на них просто закрывать глаза. Более того, если их не решить до начала внедрения ERP, они почти наверняка приведут к возникновению новых, еще более серьезных проблем.

Обо всех обнаруженных проблемах мы сообщаем только непосредственному руководству компании в рамках закрытого финального совещания по итогам проведения экспресс-аудита. Информация подается объективно и беспристрастно, что с ней делать в дальнейшем – решают только управленцы компании и собственник. Рядовые же сотрудники и руководители среднего звена об обнаруженных на предприятии внутренних проблемах от нас ничего не узнают, поэтому общая рабочая атмосфера в компании останется точно такой, какой она была до визита специалистов «СИТЕК».

Что в итоге?

Проводить или нет экспресс-аудит перед внедрением ERP – руководство каждого предприятия решает самостоятельно. В данной статье мы лишь рассказали о том, что он представляет из себя, а также показали, почему без проведения такого аудита риски сорвать проект автоматизации бизнеса, выйти за рамки его бюджета и запланированных сроков возрастают многократно.

Повторимся еще раз: внедрение ERP на любом предприятии – очень сложная задача именно с точки зрения грамотной подготовки. Браться за проект нужно только после постановки конкретных целей, которые точно могут быть достигнуты, а итоговый результат – полезен бизнесу. Именно для определения таких целей, а также для проверки готовности внутренней структуры предприятия к внедрению ERP и существует экспресс-аудит. И если вы всерьез задумались об автоматизации своего бизнеса, то подготовку к ней лучше всего начинать в конце года. Осень – отличный вариант.

Проведя экспресс-аудит в конце года и получив на руки его результаты, у вас будет достаточно времени, чтобы тщательно их изучить и проанализировать. За 2-3 месяца можно решить обнаруженные на предприятии проблемы, подготовить коллектив к грядущей автоматизации бизнеса, вдумчиво выбрать специалистов, которые займутся внедрением ERP, а также спланировать бюджет. Затем можно спокойно «закрыть» текущий календарный год, а с наступлением нового года сразу же приступить к реализации проекта в соответствии с четким планом.

Если вы оценили все преимущества экспресс-аудита и готовы провести его на своем предприятии – просто оставьте заявку на нашем сайте. Специалисты «СИТЕК» свяжутся с вами, дадут ответы на все интересующие вопросы и согласуют план дальнейших действий.

____________________________________

Автор статьи: Лоренцова Елена – коммерческий директор компании «СИТЕК».
Дата публикации статьи: 20.09.2021 г.

Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!

По мере публикации статей, но не чаще
одного раза в неделю.

Не нашли нужной информации на сайте?

Ответьте всего на 4 вопроса, которые помогут подготовить информацию специально для Вас.

Наши услуги по обслуживанию 1С

Хотите узнать больше или нужна консультация?

Ответим на любые вопросы и посчитаем стоимость внедрения на вашем предприятии

Получить ответ на вопрос Перезвоните мне

Время ответа - в течение 2 рабочих часов..

Или свяжитесь с нами любым удобным для вас способом и мы ответим на все ваши вопросы, расскажем
о возможных решениях ваших вопросов и задач
8 (800) 700-97-70