Кейс
Экспресс-аудит группы компаний с целью реализации подсистемы «Бюджетирование» на базе конфигурации «1С:ЗУП»
Девелоперская группа компаний

Краткая справка о заказчике: крупная девелоперская и инвестиционная группа компаний, имеющая 4 основных направления деятельности: девелопмент в формате «умный дом», управление объектами коммерческой недвижимости, инвестиции в развитие семейной досуговой инфраструктуры и инвестиции в высокотехнологичные проекты.

Исходная проблема и задачи

Заказчик имел проект по внедрению подсистемы «Бюджетирование» в использующуюся учетную систему «1С:ЗУП КОРП», чтобы была возможность управления бюджетом и финансового планирования расходов на оплату труда исходя из начислений и аналитики показателей в разрезе позиций штатного расписания, выплат социального характера, НДФЛ и отчислений в фонды. Для грамотной реализации данного проекта необходимо было, в первую очередь, провести обследование бизнес-процессов группы компаний с целью выяснений требований к будущей подсистеме «Бюджетирование». Для проведения экспресс-аудита, сбора и анализа необходимых сведений руководство предприятия обратилось к нашей компании «СИТЕК».

Была поставлена конкретная задача: сбор и систематизация информации, необходимой для автоматизации целевых бизнес-процессов бюджетирования предприятия на базе конфигурации «1С:ЗУП КОРП». Нашим специалистам предстояло:

• сформировать и предоставить заказчику объективное представление о текущих бизнес-процессах;
• собрать, проанализировать и систематизировать требования к автоматизации бизнес-процессов;
• выработать решения по применению типовых объектов и механизмов на базе конфигурации «1С:ЗУП КОРП» для реализации требований;
• сформировать список расхождений с типовым функционалом системы «1С:ЗУП КОРП» в виде перечня функциональных разрывов.

Цель проведения обследования: определение оптимального пути автоматизации бизнес-процессов заказчика по реализации инструментов финансового планирования расходов на оплату труда в компании.

Предложенное решение

Обследование проводилось нашими специалистами по юридическим лицам и их структурным единицам, входящим в состав ГК, напрямую задействованным в процессах формирования финансового планирования расходов на оплату труда. При этом анализ существующей системно-технической инфраструктуры предприятия не проводился.

Экспресс-обследование проводилось методом интервьюирования ответственных лиц в структуре ГК, а также точечным изучением действующей системы «1С:ЗУП КОРП».

В ходе обследования были выделены и зафиксированы основные бизнес-процессы, входящие в контур автоматизации. По каждому процессу составлено подробное описание с указанием выявленных проблемных мест.

Также в ходе обследования выявлена общая проблематика предприятия:

• учет бюджетирования по расчетам с персоналом ведется в программе Excel;
• в «1С:ЗУП КОРП» не ведется учет данных в разрезе аналитики статьи ДДС, а в Excel аналитика статей учитывается;
• в «1С:ЗУП КОРП» не ведется учет расчетов с самозанятыми физлицами, расчеты с которыми участвуют при формировании бюджета по расчету с персоналом;
• в зарегистрированных в «1С:ЗУП КОРП» договорах ГПХ отсутствует плановая дата выплаты для учета планирования бюджета по расчету с персоналом.

С учетом собранных данных определено: бюджетирование должно быть реализовано в виде подсистемы «1С:ЗУП КОРП».

Нашими специалистами составлена схема предлагаемой архитектуры для реализации необходимых бизнес-процессов на базе нескольких конфигураций 1С. Непосредственно подсистему бюджетирования предложено реализовать на базе решения «1С:Управление холдингом», а для управления документооборотом использовать «1С:Документооборот».

Также нашими специалистами сформированы требования к функционалу проектируемой системы:

• поддержка различных типов бюджета (годовой, месячный, недельный) и их настройка;
• создание иерархической структуры бюджетов с возможностью детализации по различным уровням;
• создание и редактирование бюджетов: пользователи должны иметь возможность создавать новые бюджеты и редактировать уже существующие;
• реализация учета различных видов начислений по текущим сотрудникам и сотрудникам по договорам ГПХ;
• реализация расчета плановых и фактических показателей бюджетов;
• контроль исполнения бюджетов: система должна позволять отслеживать исполнение бюджетов и предоставлять информацию о том, насколько бюджет выполняется или отклоняется от плана;
• разработка справочников в «1С:ЗУП КОРП»: «Статья ДДС», «Виды выплат», «Виды вакансий», «Налогообложение», «Дата выплаты»;
• возможность импорта данных для обмена информацией с системой «1С:Управление Холдингом».

Дополнительно заказчику предоставлен список рекомендаций от наших специалистов перед запуском проекта автоматизации:

• определить список ключевых пользователей, ответственных за приемку и утверждение результатов этапов проекта;
• подготовить и предоставить информацию для анализа и оценки реализации в части используемых в компании печатных форм, отчетов;
• подготовить и предоставить информацию для анализа и оценки в части списка пользователей, их прав и доступа к информации в текущей учетной системе;
• обеспечить технические возможности для проведения работ, выделить ресурсы в рамках ИТ инфраструктуры и развернуть копии баз данных программных продуктов, входящих в рамки проекта, на серверах;
• обеспечить ключевых пользователей, ответственных за приемку, средствами для коммуникации.

Результат

В результате проведенного специалистами «СИТЕК» экспресс-аудита группы компаний заказчик получил подробное описание всех ключевых бизнес-процессов и полный реестр выявленных функциональных разрывов. Также ему предоставлено описание предлагаемых решений для оптимальной реализации подсистемы «Бюджетирование» на базе использующейся конфигурации «1С:ЗУП КОРП». Составлен подробный список требований к функционалу проектируемой системы и предложена схема оптимальной архитектуры для реализации проекта.

Также заказчику предоставлена дорожная карта проекта внедрения подсистемы «Бюджетирование» в конфигурации «1С:ЗУП КОРП» с указанием этапов и предполагаемых сроков реализации, предварительная оценка бюджета проекта и коммерческое предложение от «СИТЕК» на его реализацию.