Кейс
Экспресс-аудит крупной буровой компании с целью внедрения новой ERP-системы и оптимизации бизнес-процессов
Компания по строительству скважин и монтажу бурового оборудования

Краткая справка о заказчике: динамично развивающаяся российская компания на рынке буровых услуг. Основным видом ее деятельности является оказание услуг по строительству эксплуатационных и разведочных скважин, в том числе монтаж бурового оборудования, бурение и крепление скважин, отбор керна, проведение испытания пластов в открытом стволе в процессе бурения. Предприятие имеет свой автотранспортный цех, в составе которого тампонажная техника, автокраны, легковой транспорт, автобусы. В общей сложности на территории РФ с участием компании построено более 300 скважин. Общая численность сотрудников составляет около 2000 человек.

Исходная проблема и задачи

Руководство компании хотело автоматизировать расчет оперативной (фактической) себестоимости строительства скважин в режиме онлайн на основании реально понесенных затрат по данным оперативного учета (закупки, производство, склад, заработная плата). Для этого было необходимо подобрать и внедрить оптимальную автоматизированную информационную систему, функционал которой покрывал бы все ключевые потребности предприятия, а также частично перестроить бизнес-процессы.

Для максимально быстрой и качественной реализации проекта заказчик обратился в компанию «СИТЕК» с запросом на проведение экспресс-аудита предприятия. Его целью являлся анализ текущих принципов работы предприятия (в том числе оценка эффективности работы по отдельным направлениям) и составление списка рекомендаций для грамотного внедрения новой автоматизированной системы.

Требования заказчика к новой автоматизированной информационной системе:

• оперативный и производственный учеты должны вестись параллельно в отдельной ИС с сохранением текущего функционала бухгалтерского учета;
• стоимость строительства каждой скважины должна рассчитываться по данным оперативного и производственного учетов и в режиме онлайн отражать фактическую (физическую) стоимость понесенных затрат;
• стоимость строительства каждой скважины должна раскладываться на прямые (материальные и трудовые ресурсы, стоимость работы машин/механизмов) и косвенные расходы, отнесенные на себестоимость каждого объекта учета по установленной базе;
• оперативный и производственный учеты должны быть простыми инструментами для ввода данных на местах.

Специалистам «СИТЕК» предстояло провести комплексный экспресс-аудит предприятия, оценить текущий уровень автоматизации его учетных процессов, разработать список рекомендаций по улучшению ситуации и подобрать программный продукт, внедрение которого позволит добиться обозначенных целей.

Предложенное решение

До начала обследования была зафиксирована основная цель реализуемого проекта – снижение затрат на строительство скважин за счет повышения прозрачности оперативного учета. Грамотно выстроенный оперативный поможет дать ответ на вопрос: насколько эффективно работает предприятие? При этом необходимо проанализировать множество показателей.

В случае ручного сбора и анализа показателей оперативно получать данные затруднительно. Современная информационная система в состоянии оперативно сформировать любой показатель по заранее определенному алгоритму расчета, т.е. для каждодневного анализа затрат на тот или иной объект строительства требуется внедрение ERP-системы.

На момент обращения в компанию «СИТЕК» на предприятии заказчика использовались следующие системы и инструменты для работы:

• «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 КОРП» – для решений задач регламентированного учета;
• «1С-КАМИН» – для решения задач кадрового учета и расчета заработной платы;
• «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» – для учета работы АТЦ в части выписки путевых листов, учета ремонтов и запасных частей;
• «Directum RX» – внутренний СЭД, управление задачами, управление ОРД, согласование договоров и счетов;
• СЭД «Контур» и СЭД «Сбис» – обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами;
• таблицы Excel – для сбора данных от производственных подразделений, консолидации и обработки данных ПТО, формирования управленческой отчетности.

Текущий уровень автоматизации учетных процессов предприятия заказчика не отвечает требованиям по оперативности предоставления данных из информационной системы. Вследствие отсутствия интеграции между сервисами систем, а также инструмента консолидации данных об оперативной деятельности компании по всем подразделениям получение достоверных данных о текущем состоянии учета невозможно.

В качестве программного продукта, на базе которого может быть достигнута главная цель проекта автоматизации предприятия с учетом требований ключевых пользователей, предлагается «1С:ERP». Основные задачи, которые будут решены при внедрении данной системы:

• автоматизация основных бизнес-процессов предприятия на типовом функционале «1С:ERP»;
• автоматизация ежедневного ввода и обработки данных, оперативное формирование отчетов;
• автоматизация оперативно-производственного контура и расчета себестоимости строительства скважины.

Проект успешного внедрения информационной системы включает в себя достаточно много этапов, самым важным из которых является упорядочение ключевых бизнес-процессов и выявление проблемных мест. Подготовка бизнес-процессов перед автоматизацией резко снижает риски при последующей реализации проекта по внедрению ERP-системы. Именно поэтому важность предварительного экспресс-аудита предприятия сложно переоценить.

В результате проведенного экспресс-аудита на предприятии заказчика выявлена следующая основная проблематика:

• оперативный учет движения товарно-материальных ценностей ведется на бумажных носителях и не в полном объеме, возможны потери документов и не отражение (или отражение не в режиме онлайн) операций в бухгалтерском учете;
• не автоматизирован производственный учет;
• не автоматизирован учет ремонта и обслуживания оборудования, возникают простои в связи с несвоевременным обслуживанием и ремонтом оборудования;
• вспомогательные операции занимают слишком много времени;
• большие затраты на транспортную логистику вследствие периодической отправки не полностью сформированной заявки (по забывчивости – «человеческий фактор») и досылки недостающих позиций дополнительным транспортом;
• нет оперативной информации по стоимости затрат на строительство скважин, затраты отражаются в бухгалтерском учете только при наличии и акцептовании руководителем первичных документов;
• первичные документы могут быть получены значительно позже или еще не оформлены в момент фактического движения ТМЦ и трудовых ресурсов, эксплуатации машин и оборудования;
• не используется функционал «1С:УАТ» в полном объеме;
• нет интеграции текущей ИС с «1С:КАМИН», информация переносится в ручном режиме;
• в качестве документооборота используется «Directum RX», но он не связан с текущей ИС.

По всем выявленным проблемам специалистами компании «СИТЕК» был составлен список рекомендаций по их устранению за счет использования возможностей «1С:ERP».

Также по результатам проведенного экспресс-аудита выявлено, что перед внедрением автоматизированной системы на предприятии необходимо провести ряд организационных изменений:

• внесение изменений в текущие бизнес-процессы компании;
• разработка бизнес-процессов оперативного и производственного учетов;
• изменение текущей архитектуры информационной системы.

Одна из основных выявленных при обследовании проблем – отсутствие собственников у многих ключевых бизнес-процессов в компании. Перед внедрением ERP-системы требуется закрепление собственников бизнес-процессов – подробный план с нашими рекомендациями по данному вопросу также предоставлен заказчику.

Также в рамках экспресс-аудита выявлено отсутствие сформированной финансовой структуры компании (ЦФО) и потребность в ее выделении. При переходе на новую информационную систему существует потребность в проработке двух основных аналитик: подразделения и скважина.

Результат

В результате проведенного экспресс-аудита заказчику представлен список проблем в компании и даны рекомендации по их устранению для последующего успешного внедрения новой информационной системы. Также предложена новая архитектура приложений, которая строится вокруг программного продукта «1С:ERP». В задачи данной системы при ее внедрении входит автоматизация всех операционных процессов компании и консолидация данных всех учетных процессов. Текущую систему «1С:УАТ» предлагается интегрировать в «1С:ERP» для сокращения издержек на поддержку интеграции между системами (это предусмотрено в типовом функционале «1С:УАТ»).

Системы «1С:БП» и «1С-КАМИН» предлагается оставить «как есть» для обеспечения регламентированного учета и формирования регламентированной отчетности. Предполагается обмен между «1С:БП» и «1С:ERP» только теми данными, которые могут быть подтверждены документально и приняты к отражению в регламентированном учете.

Для целей сбора данных о текущем состоянии производственных процессов предлагается реализовать упрощенный web-интерфейс для ввода данных. Для задач складского учета данное решение может быть реализовано с использованием мобильных терминалов сбора данных с внедрением штрихкодирования. В качестве резервного источника данных по производству необходимо предусмотреть загрузку из файлов формата Excel. Предварительно необходимо разработать защищенные шаблоны с максимально параметризованными полями ввода данных.

На основании собранных специалистами компании «СИТЕК» данных в дальнейшем на предприятии заказчика должна быть внедрена система «1С:ERP». Управление предприятием 2.5» и автоматизировано около 50 рабочих мест.