Кейсы проектов
автоматизации и внедрения 1C

Кейс
Интеграция «1С:УНФ» со службами доставки через сервис ApiShip
Предприятие по производству детской одежды

Краткая справка о заказчике: предприятие по производству детской одежды. Осуществляет продажу своих товаров через собственный интернет-магазин, также сотрудничает со всеми крупными маркетплейсами.

Исходная проблема и задачи

Предприятие заказчика осуществляет, в среднем, около 1000 отправлений посылок по обработанным заказам в день. В качестве учетной системы используется «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»). Взаимодействие с различными службами доставки осуществляется с помощью интегратора ApiShip.

Процесс формирования отправлений происходит следующим образом: из 1С выгружается список всех заказов, связанных с определенной службой доставки. Далее менеджер через сервис ApiShip загружает Excel файл с заказами и формирует отправления. После окончания процесса формирования отправлений из карточки каждого конкретного отправления вручную сохраняется и отправляется на печать этикетка для посылки, а также акт передачи для курьера.

Заказчик обратился в компанию «СИТЕК» с просьбой модернизировать и оптимизировать обработку отправлений. Были поставлены следующие задачи:

• исследовать бизнес-процессы в части работы с отправлениями;
• провести анализ существующих решений на рынке;
• разработать новую функциональную модель в соответствии с требованиями заказчика.

Предложенное решение

Сначала наши специалисты осуществили сбор и анализ требований заказчика к будущей системе. Критически важной для него была максимальная простота и заточенность системы под определенные службы доставки, взаимодействие с которыми происходит чаще всего.

Чтобы удовлетворить все пожелания заказчика и при этом не нагружать систему «лишним» функционалом было решено доработать модуль обмена с сервисом ApiShip, который уже использовался клиентом.

В ходе проекта специалистами компании «СИТЕК» были выполнены следующие работы:

• разработка процесса группировки заказов по выбранной службе доставки;
• интеграция существующего у клиента АРМ кладовщика с весами для получения веса отправления;
• разработка интеграции по API с сервисом ApiShip;
• создание обработки для печати этикеток и актов для курьеров.

После модернизации бизнес-процесс сборки заказа приобрел следующий вид:

1. Кладовщик выбирает в «1С:УНФ», заказы для какой службы доставки он будет собирать в данный момент в автоматизированном рабочем месте (АРМ).
2. Кладовщик собирает все необходимые товарные позиции, взвешивает и указывает вес отправления в «1С:УНФ».
3. После сборки заказа кладовщик нажимает в «1С:УНФ» кнопку «Завершить заказ», после чего информация об адресе отправления, его весе, составе и типе доставки отправляется в систему ApiShip.
4. Ответным сообщением приходит информация о номере отправления, его трек-номер и стоимости доставки. Информация записывается в заказ.
5. На принтере этикеток автоматически печатается этикетка отправления, которую кладовщик наклеивает на упаковку собранного заказа. На этом сборка заказа считается законченной – кладовщик может переходить к следующему заказу.
6. После окончания сборки всех заказов, которые будут отправлены через выбранную службу доставки, кладовщик из АРМ распечатывает акт приема-передачи по всем собранным отправлениям и передает его курьеру.

На этапе тестирования обновленной системы обнаружилась проблема во взаимодействии с «Почтой России». Как оказалось, на момент реализации данного проекта сервис ApiShip не имел механизма формирования единого акта приема-передачи по всем отправлениям, которые были оформлены «Почтой России» в течении дня. Была реализована возможность получения акта только по одному отправлению. Чтобы устранить проблему, наши специалисты приняли решение производить обмен с API «Почты России» напрямую, поскольку в фирменном сервисе «Почты России» формирование единого акта приема-передачи было доступно.

В обновленной системе регламентное задание по расписанию запрашивает актуальный статус отправлений и записывает данные в карточку заказа клиента. Это позволяет в режиме «одного окна» отслеживать текущий статус отправлений и оптимизировать работу менеджеров.

Результат

Переход на новую систему работы с отправлениями позволил компании заказчика сократить трудозатраты менеджеров на работу с заказами клиентов и кладовщиков на поиск нужной этикетки и акта.

Благодаря оперативному получению информации о стоимости каждого отправления заказчик смог начать вести подробную аналитику расходов на транспортные услуги в разрезе каждой службы доставки, адресов доставки, стоимости доставки на каждый килограмм веса и т.д.

После модернизации системы нашими специалистами среднее время обработки одного заказа уменьшилось на 30% по сравнению со старой схемой работы. Это позволило заказчику сократить одну штатную единицу менеджера и перевести освободившегося сотрудника на другую работу.