Кейс
Как сократили время на закупки через тендерную площадку
Агропромышленный холдинг «Космос»

Краткая справкао заказчике: один из крупнейших агропромышленных комплексов России. Под его управлением работают 19 предприятий: птицефабрики, молокоперерабатывающие заводы, хладокомбинаты, свинокомплексы и комбикормовые площадки.

Исходная проблема и задачи

Заказчик делает закупки через тендерную площадку на собственном сайте. Закупки осуществляются ежемесячно и обычно длятся 1-2 недели.

В течение этого времени ежедневно заказчик тратил несколько часов на следующие операции:

1. формировал в 1С:УПП исходные данные для закупки (лоты, номенклатуру для закупки, начальную цена и др.);
2. выгружал в Excel данные по лотам из программы 1С;
3. загружал данные на сайт из Excel;
4. с сайта загружал информацию по участникам и победителям в Excel;
5. загружал из Excel в 1С:УПП.

Процедура закупок была неудобной и отнимала непозволительно много времени.

Предложенное решение

Программа Excel была лишним звеном в этой цепочке действий. Мы предложили сделать выгрузку и загрузку данных на сайт – тендерную площадку – без использования Excel (напрямую в УПП) и без участия пользователей.

Компания «СИТЕК» взяла на себя работы по загрузке данных в программу 1С и выгрузке на сайт. На стороне сайта разработку выполнил другой подрядчик, он отвечал за загрузку информации на сайт и выгрузку с сайта.

Результат

По требованию заказчика предварительное обследование процессов нами не проводилось, поскольку заказчик уверял, что текущая выгрузка и загрузка из Excel работают правильно, и дополнительный аудит не требуется.

Но при тестировании разработанной интеграции пользователями столкнулись с тем, что в ряде случаев функционал отрабатывал некорректно. Решили все-таки провести анализ процесса и выявили, что и раньше этот функционал при загрузке из Excel работал точно так же – неправильно.

Зафиксировали новые требования заказчика, изменили интеграцию с 1С на новые алгоритмы, соответствующие текущим бизнес целям заказчика. Как итог: смогли получить результат, соответствующий требования.

• время заказчика на обмен данными с сайтом сократилось с нескольких часов в день до пары минут;
• весь обмен стал происходить автоматически по заданному расписанию без участия пользователей.

Что мы рекомендуем организациям, которые задумаются о подобной разработке: до выполнения крупных разработок нужно проводить обследование процессов и интервьюирование пользователей. Это стоит делать, даже если, по мнению заказчика, существуют готовые механизмы и «всё в порядке».

Переписывание уже реализованных доработок и повторные тестирования функционала пользователями занимают больше времени, чем выполнение корректной разработки с самого начала!

Если бы в данном кейсе обследование было проведено первым этапом, то мы сразу выявили бы расхождения в понимании пользователей между тем «как должно работать» и тем «как реально работает сейчас». Это позволило бы выполнить задачу в более короткий срок и сократить стоимость работ для заказчика.

Как говорится, лучше учиться на чужих ошибках. Поэтому не жалейте время на подготовительные работы! Если вы хотите выполнить подобные задачи на своем предприятии – обращайтесь к нам, для этого оставьте заявку на звонок на нашем сайте.