Кейс
Комплексная автоматизация крупной транспортно-логистической компании
ООО «Амурская Региональная Транспортная Компания»

Краткая справка о заказчике: ООО «Амурская Региональная Транспортная Компания» (АРТК) – крупная транспортно-логистическая компания Дальнего Востока, которая занимается авто и ж/д грузоперевозками, а также оказывает сопутствующие услуги с 2004 года. Имеет собственный парк машин, занимается обслуживанием крупных инфраструктурных объектов в регионе. Среди клиентов компании значатся крупнейшие российские корпорации, такие как «Роскосмос» и «Газпром».

Исходная проблема и задачи

Учет в компании велся с использованием информационных систем «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Управление автотранспортом» («1С:УАТ»), которые были доработаны специалистами компании-заказчика под особенности работы предприятия. Учет был частично автоматизирован по следующим участкам:

• оперативный учет (продажи и склад);
• регламентированный учет;
• управление автотранспортом;
• управленческий учет;
• CRM;
• калькулирование.

Тем не менее, на предприятии отсутствовала единая комплексная автоматизация оперативного учета, бюджетирования, управленческого учета, казначейства, регламентированного учета и управления персоналом. Учет товаров велся ответственными лицами в обычных таблицах Excel, в них же описывались ключевые показатели и велся блок казначейства, активно использовался бумажный документооборот. Эффективность такого учета была низкой, возникали ошибки, отслеживать перемещения товаров было неудобно, регулярно что-то «терялось» по документам. Неэффективным был и управленческий учет.

Руководством «АРТК» было принято решение о необходимости внедрения на предприятии функциональной учетной системы, позволяющей автоматизировать большее число бизнес-процессов и добиться единого контура автоматизации по всем участкам учета.

К будущей информационной системе и проекту ее внедрения предъявлялись следующие требования.

• охват всех бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• нормализация и оптимизация исходных данных (входящей информации);
• возможность дальнейшего развития системы;
• легкая настройка в процессе эксплуатации;
• повышение компетенций специалистов предприятия.

Предложенное решение

С целью анализа проблематики по текущему состоянию учета в существующих информационных системах компании, а также определению задач по автоматизации бизнес-процессов руководство ООО «АРТК» пригласило специалистов «СИТЕК». Изначально обсуждалась идея автоматизации только работы склада на базе решения «1С:WMS Логистика. Управление складом».

Наши специалисты за 3 дня провели экспресс-аудит предприятия заказчика. С руководством компании «АРТК» была проведена стратегическая сессия, определены требования и пожелания к функциональности будущей системы. В результате проведенной совместной работы заказчик убедился в необходимости автоматизировать все бизнес-процессы предприятия. Было принято решение о реализации проекта по внедрению программного продукта «1С:Комплексная автоматизация», который в полной мере отвечал всем предъявляемым к будущей системе требованиям.

Автоматизировать предприятие с учетом требований и пожеланий заказчика было решено на базе «1С:КА» с одновременным введением в эксплуатацию на складе мобильных ТСД для ускорения и облегчения работы полевого персонала склада. Была разработана концепция будущей информационной системы, составлен список этапов работ и утвержден календарный план их выполнения.

В рамках проекта заказчику требовалась автоматизация оперативного учета (в части продаж, закупки и складов), управленческого учета, казначейства и регламентированного учета, а также интеграция с «1С:УАТ» и «1С:Документооборот» («1С:ДО») в части составления договоров и доп. соглашений. Большинство поставленных задач удалось решить с помощью типового функционала «1С:КА», однако по некоторым блокам потребовалась частичная доработка системы с учетом особенностей работы предприятия:

1. Оперативный учет (продажи). Обеспечен отказ от использования таблиц Excel для планирования продаж и сверки план/факт, фиксации статусов грузов и других операций. Автоматизировано формирование планов продаж по направлениям деятельности предприятия, сравнение финансовых и физических показателей, перенесен учет договорной работы в «1С:ДО», обеспечен оперативный контроль корректного оформления первичных документов, автоматизированы продажи услуг по аренде складских площадей.
2. Оперативный учет (склад). Операции по поступлению и отгрузке товаров со склада переведены в «цифру» – ликвидирован медленный и неэффективный бумажный документооборот. Благодаря использованию ТСД работниками склада компании в системе оперативно отображается информация по выгруженным на склад и отгруженным клиентам товарам, и также срокам их хранения. Налажен учет вторично используемых материалов (приобретение, перемещение, списание). Оперативно отражаются движения собственных ТМЦ.
3. Регламентированный учет. Определены правила учета контейнеров, обеспечена простая и быстрая инвентаризация ТМЦ на ответственном хранении, учет МБП на забалансовом счете МЦ.04 без закрепления за конкретным физическим лицом. Организован корректный обмен данными между «1С:КА» и «1С:УАТ». Внедрен порядок расчетов с покупателями – детализация расчетов «По заказам» с целью распределения оплат по заказам клиента, а также контроль и анализ задолженности клиентов в разрезе заказов. При смене организации с УСНО на организацию ОСНО в документах реализации обеспечено заполнение действующей ставки НДС и расчет суммы НДС согласно действующей ставки.
4. Управление автотранспортом. Использован максимум типовых возможностей «1С:КА» в части интеграции с системами мониторинга ТС, организован учет норм расхода топлива.
5. Казначейство. Внедрение «1С:КА» позволило полностью отказаться от ведения блока казначейства в таблицах Excel и использования бумажных документов для ведения отчетности и согласования счетов на оплату. Автоматизировано формирование платежного календаря и потребностей в денежных средствах подразделений компании.
6. Бюджетирование. Ранее бюджетирование в компании не велось – планировались только инвестиции. Блок бюджетирования на текущем этапе развития компании не влияет на ее ключевые бизнес-процессы, поэтому он получил низкий приоритет и был просто запланирован к возможной реализации в будущем.
7. Управленческий учет. Автоматизировано формирование отчетности (вместо использования таблиц Excel) с максимальным использованием аналитик учета. Оптимизированы существующие бизнес-процессы ведения управленческого учета и отчетности, снижена трудоемкость процессов получения данных и их обработки, обеспечен переход на учет Доходов и Расходов компании с учетом налогов.
8. Система ключевых показателей. Реализован расчет фактических показателей ФХД в сравнении с эталонными (рекомендуемыми) значениями и расчет показателей по направлениям деятельности с определением рентабельности каждого.
9. Блок CRM. Использован максимум возможностей типового функционала «1С:КА» по управлению взаимоотношениями с клиентами: фиксация взаимодействий, учет условий работы, формирование коммерческих предложений, учет и анализ цен конкурентов.
10. Интеграция с «1С:ЗУП». Настроена синхронизация между внедряемой системой «1С:КА» и использующейся на предприятии «1С:ЗУП». Ежемесячно формируется документ «Зарплата» и отражается в регламентированном учете согласно способов отражения заработной платы.
11. Калькулирование. Ранее расчет стоимости услуг осуществлялся либо в таблицах Excel, либо с использованием специально разработанного документа «Разовая сделка» в «1С:Бухгалтерия». Внедрение «1С:КА» позволило полностью автоматизировать процесс калькулирования с возможностью нормирования расходов на единицу подвижного состава. Доступно использование в калькулировании прозрачного инструмента формирования стоимости услуг с обоснованием расчетной стоимости и рентабельности продаж.

В ходе выполнения проекта команда показала хорошие показатели по качеству и скорости выполнения задач. На проект были привлечены опытные специалисты компании «СИТЕК». Главную проблему – большую разницу во времени с заказчиком – удалось решить, согласовав с заказчиком график совместных работ и консультаций.

На финальной стадии реализации проекта нами, как обычно, было проведено обучение сотрудников склада. Наши специалисты дали общие и индивидуальные консультации пользователям системы по работе с ней.

Перенос остатков и заполнение базы данных заказчик взял на себя.

Одновременно с внедрением «1С:КА» происходила автоматизация и оптимизация склада предприятия заказчика с внедрением адресного хранения. В проекте использовалось наше фирменное мобильное решение для ТСД «Link-Up». Подробнее про автоматизацию конкретно склада компании «АРТК» вы можете прочитать здесь.

Результат

По итогам проекта информационная система компании «АРТК» переведена на более функциональную технологическую платформу, дающую возможность быстро и с наименьшими затратами расширять спектр автоматизации на развивающиеся и вновь возникающие бизнес-процессы. Заказчик получил полностью автоматизированный современный склад с перенастроенными бизнес-процессами, эффективность работы которого по некоторым направлениям увеличилась в 2-3 раза.

Внедрен учет продаж по направлениям деятельности, обеспечен контроль исполнения каждого заказа клиента при общем сокращении трудоемкости формирования регламентированной отчетности. Реализован сквозной учет доходов/расходов компании по подвижному составу, настроена система мониторинга ключевых показателей деятельности компании. Реализован функционал межфирменных продаж с использованием типовых возможностей «1С:КА». Настроены типовые отчеты по управленческому учету, благодаря чему снижена трудоемкость и повышена оперативность формирования данных для принятия управленческих решений.

На складе предприятия организовано адресное хранение со штрихкодированием, учтены услуги ответственного хранения товаров, оказывающиеся складом отдельным клиентам без услуг транспортировки, наведен порядок в документах. Товары теперь хранятся в строго определенных зонах, сортируются по типам, поклажедателям, номерам и сериям. Отчеты, которые ранее велись кладовщиками вручную в таблицах Excel, теперь формируются автоматически в 1С и содержат всегда актуальные данные без ошибок. Инвентаризация при помощи ТСД проводится очень быстро и без проблем.

Всего на предприятии автоматизировано 50 рабочих мест.