Кейс
Комплексное обновление учетной системы крупного ликероводочного завода на «1С:ERP» с дополнительными модулями
ЛВЗ «Саранский»

Краткая справка о заказчике: ликероводочный завод «Саранский» (входит в состав холдинга «МордовАлкоПром») – одно из старейших предприятий в Республике Мордовия. Входит в ТОП-10 крупнейших производств ликероводочных изделий в России. Продукция завода представлена практически во всех крупнейших федеральных торговых сетях по всей стране, а также поставляется на зарубежный рынок. Общая численность сотрудников завода – более 600 человек.

Исходная проблема и задачи

Данный проект является логичным продолжением нашего успешного сотрудничества с ЛВЗ «Саранский». Некоторое время назад специалисты компании «СИТЕК» автоматизировали складской комплекс завода и внедряли на нем систему «1С:WMS Логистика. Управление складом». Этот кейс завершился крайне успешно и даже победил в конкурсе «1С:Проект года» в соответствующей области. Однако руководство завода уже тогда рассматривало внедрение «1С:WMS» в качестве первого шага на пути к более глобальной цели – внедрению комплексной учетной системы «1С:ERP».

До этого в качестве учетной системы на ЛВЗ «Саранский» долгое время использовалась «1С:Бухгалтерия 8.2». Она была доработана и модифицирована сторонними специалистами под нужды завода, однако эти доработки частично нарушили работу типового функционала системы. Как результат, в программе невозможно было формировать бухгалтерскую и налоговую отчетность в автоматическом режиме, изменения законодательства в области бухгалтерского и налогового учета необходимо было поддерживать в ручном режиме, налоговый учет не работал в полном объеме. Регламентированная отчетность, как и большое количество других отчетов, заполнялась вручную в сторонних программах. Практически отсутствовали системы бюджетирования и планирования. Ввод значительного объема нужной информации дублировался вручную в нескольких информационных системах, что приводило к ошибкам в работе с контрагентами и применению штрафных санкций.

Кроме того, компания 1С завершала официальную поддержку системы «1С:Бухгалтерия 8.2». Заводу необходимо было либо срочно обновляться до версии 8.3, что было бы крайне сложно и дорого, учитывая большое количество нестандартных доработок в версии 8.2, либо приступать к запланированному ранее комплексному обновлению учетной системы. Заказчик выбрал второй вариант.

В качестве новой корпоративной информационной системы была выбрана «1C:ERP Управление предприятием 2» с двумя модулями: «Производство алкогольной продукции» и «Управление автотранспортом». Это самый передовой программный продукт в линейке компании 1С на данный момент с точки зрения имеющихся возможностей и скорости актуализации изменений законодательства, типовой функционал которого позволяет формировать бухгалтерскую и налоговую отчетность в автоматическом режиме без ведения расчетов в дополнительных программах. А профильный модуль «Производство алкогольной продукции» содержит весь необходимый для ЛВЗ функционал учета производства и оборота алкогольной продукции (учет по партиям для спирта и алкогольной продукции для сверки с остатками в ЕГАИС, привязки к банковским гарантиям и формирования регламентированной отраслевой отчетности), что позволяет минимизировать объем доработок типового функционала «1C:ERP».

Для внедрения и настройки системы руководство ЛВЗ «Саранский» снова обратилось к специалистам компании «СИТЕК», уже однажды доказавшим свою компетентность и высокий профессионализм. Глобальная цель проекта была поставлена следующая: организовать сквозной учет бизнес-процессов предприятия в единой корпоративной информационной системе, сократив затраты на сопровождение и обновление «1C:ERP» за счет максимального использования типового функционала системы, в том числе в части автоматизации отраслевых процессов.

Предложенное решение

Внедрение новой информационной системы было решено разделить на 2 этапа для облегчения процесса и при этом максимально быстрого получения первых результатов.

В рамках первого этапа была автоматизирована отгрузка и все непосредственно связанные с ней процессы, чтобы при внедрении последующих блоков не рисковать срывом сроков поставок продукции клиентам, а также нарушением сроков фиксации информации в ЕГАИС.

Было проведено внедрение блоков «Управление продажами» (заказы и отгрузка) и «Выпуск продукции» (в минимальной функциональности, необходимой для обеспечения нормальной работы подсистемы «Управление продажами» по выпуску готовой продукции без списания материалов). При этом остальные бизнес-процессы продолжали функционировать в прежней учетной системе, куда переносились данные из «1C:ERP» посредством специально разработанных механизмов обмена данными.

Это позволило:

• достаточно быстро получить систему, готовую к повышенной нагрузке на подразделения выпуска и реализации продукции;
• значительно ускорить процессы обработки заказов, выписки документов, отправки в ЕГАИС;
• исключить ошибки в работе программы и минимизировать количество ошибок по вине пользователей (за счет использования ограничений ввода и проверок);
• уменьшить объем дублирования ввода информации в учетных системах, в том числе при согласовании заказов и цен;
• автоматизировать рабочие места и уменьшить количество ручных операций в процессах обработки заказов и отгрузки продукции;
• избежать перебоев в работе предприятия в ходе внедрения «1C:ERP» за счет плавности перехода.

В рамках второго этапа были последовательно внедрены и настроены следующие подсистемы:

• Управление производством;
• Управление закупками;
• Управление складом и запасами;
• Казначейство;
• Управление финансами и бюджетирование (в части БДДС);
• Управление затратами и расчет себестоимости;
• Регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый учет);
• Планирование;
• Управление автотранспортом.

Сначала наши специалисты собрали и проанализировали требования руководства и ключевых пользователей системы к ее функционалу. Затем было осуществлено моделирование и проведена демонстрация автоматизируемых бизнес-процессов на типовом функционале «1C:ERP». После согласования и утверждения всех нюансов составили четкий календарный план-график выполнения всех необходимых работ.

Типового функционала «1C:ERP» с обозначенными модулями было достаточно для покрытия большинства нужд предприятия – требовалась лишь первичная настройка. Однако некоторые доработки системы нашими специалистами под специфические нужды завода все же потребовались:

• разработан инструмент по управлению факторинговыми операциями: помощник загрузки операций из внешних сервисов по факторингу, автоматическое создание документов, авторасчет и выделение комиссии, переформирование документов при переуступке;
• разработан инструмент расчета норм потребления ингредиентов при производстве алкогольной продукции (расчет купажных карт, карт розлива, расчет потерь);
• разработан инструмент по сбору потребностей производства при работе без заказа;
• разработан механизм учета переданной из производства в лабораторию продукции для анализа с учетом требований и нормативов, регламентированных регулятором (учет сроков хранения, контроль объемов списания на хранение и анализ в разрезе серий);
• доработан механизм приемки на склад по нескольким распоряжениям заказов поставщику и контроля количества сверх заказа в зависимости от поставщика и коэффициента;
• разработан шаблон автоматического заполнения назначения платежа в платежных документах по данным счета на оплату;
• доработан отчет для сравнения фактического расхода материалов на выпуск продукции с нормативными (в соответствии с отраслевой спецификой);
• доработаны различные пользовательские печатные формы и отчеты.

Также были произведены стандартные для любого проекта внедрения операции: настройка информационной системы для начала ведения учета, ввод начальных остатков, перенос необходимых данных из предыдущей информационной системы, нормализация и актуализация нормативно-справочной информации.

Также специалисты компании «СИТЕК» провели серию обучающих занятий для сотрудников завода, в рамках которой были объяснены особенности и преимущества работы в «1C:ERP». Для ключевых пользователей системы были составлены необходимые инструкции.

Полностью готовая, настроенная и протестированная система была запущена в промышленную эксплуатацию в июне 2022 года.

Результат

Предприятие получило современную корпоративную информационную систему, дающую возможность оперативно получать обновления, связанные с изменениями законодательства. При этом высокая степень применения типового функционала «1C:ERP» для автоматизации бизнес-процессов завода позволила значительно сократить затраты финансовых и временных ресурсов на последующее сопровождение системы.

Ключевые преимущества, которые дало заводу внедрение «1C:ERP»:

• В информационную систему вносятся планы производства по нескольким различным сценариям, план закупок материалов и ингредиентов формируется на месяц и квартал на основании планов производства с учетом текущих и ожидаемых остатков. Реализованы удобные инструменты ежедневного контроля выполнения планов.
• Ведется учет партий по сырью, материалам и ингредиентам в разрезе сроков годности и индивидуальных аналитик. Списание со склада и передача в производство производятся по принципу FEFO. Для каждой партии готовой продукции можно определить используемые в ее производстве партии материалов.
• Используются ордерные склады. Кладовщики непосредственно работают в системе, формируют складские документы (ордера), отражающие факт движения материалов на складе. Бухгалтер создает свои документы на основании складских ордеров, заполняя только недостающую информацию.
• Используется механизм ресурсных спецификаций, позволяющий технологам и сотрудникам производственных цехов самостоятельно вносить и контролировать корректность нормативов списания сырья и материалов при выпуске готовой продукции и полуфабрикатов.
• Руководитель каждого подразделения завода имеет возможность анализировать исполнение бюджета по своему подразделению, контролировать лимиты, создавать заявки на расходование денежных средств. Обеспечено управление движением денежных средств и финансовое планирование предприятия. Увеличена скорость проверки реестров платежей за счет использования платежного календаря. Повышена эффективность использования денежных средств, снижены операционные затраты за счет финансового планирования. Увеличена скорость обработки платежных документов.
• Налоговый учет ведется параллельно с бухгалтерским в автоматическом режиме. Реализовано автоматическое заполнение регламентированной бухгалтерской, налоговой, статистической и отраслевой отчетности.
• Преимущества использования модуля «Управление автотранспортом»:
• ведется учет сведений о транспортных средствах и водителях: сведения о состоянии ТС, учет страховых полисов ОСАГО по срокам действия, учет водительских удостоверений и справок;
• специализированный функционал для учета норм расхода ГСМ в соответствии с приказом Минтранса РФ, учет масел и технических жидкостей, отражение инвентаризации ГСМ в баках ТС;
• механизм пакетной выписки путевых листов, в которых отражается аналитика, необходимая для дальнейшего распределения затрат по ТС на себестоимость того или иного направления деятельности, учитываются простои, выполняется сверка данных из путевого листа с системой ГЛОНАСС (есть возможность посмотреть маршрут и местоположение ТС непосредственно в системе).

Всего на предприятии в рамках проекта было автоматизировано 120 рабочих мест, среднее число одновременно работающих в информационной системе пользователей – 100.

Руководство ЛВЗ «Саранский» осталось крайне довольно результатами проекта и выразило специалистам компании «СИТЕК» благодарность «за высокое качество проделанной работы, профессионализм и инициативность».