Кейс
Что ускорило рабочие процессы бухгалтерии в 5 раз и решило главные трудности кадровой службы
Предприятие по производству мебели

Краткая справка о заказчике: Предприятие занимается производством мебели и входит в группу компаний одной из крупнейших в мире сетей по продаже мебели и товаров для дома.

Исходная проблема и задачи

Вначале работы над проектом выделили три основные проблемы компании Заказчика:

• У бухгалтеров по заработной плате были существенные проблемы по учету НДФЛ, которые выявлялись при формировании отчета 6-НДФЛ.
  Формирование отчетности занимало непозволительно длительное время, так как практически выполнялось вручную.
• У работников кадровой службы были трудности в регистрации нескольких кадровых событий в один день, регистрации совмещения должностей, смене вида занятости работника.
• Учет в программе «1С:УПП» велся с 2009 года. За время эксплуатации программы произвели большие доработки, которые в настоящее время не использовались, но требовали ИТ-поддержки.

Предложенное решение

Было решено перейти на новую редакцию программы «1С:Зарплата и Управление персоналом, ред. 3.1» (далее 1С:ЗУП), потому как функционал этого программного продукта отвечал потребностям компании Заказчика:

• учет НДФЛ в редакции 3.1 имеет значительные изменения относительно предыдущей редакции. Работу бухгалтерии облегчило бы автоматическое формирование отчетности. Практически полностью исключались бы ошибки в учете;
• в новой 1С:ЗУП расширен функционал по кадровому учету, что «закрыло» бы насущные вопросы кадрового учета;
• в ходе работ над проектом должен быть проведен аудит базы на актуальность доработок, что показало бы - от каких реально отказаться и больше не тратить на них время и деньги.

Результат

1. Аудит доработок показал, что можно отказаться от части исторических доработок, так как они были не актуальны, в новой редакции 1С:ЗУП данный функционал реализован по умолчанию.

2. Правильно организованный учет НДФЛ в 1С:ЗУП позволил формировать отчетность по НДФЛ в автоматическом режиме с получением расшифровок и сверок полученных данных. Временные затраты бухгалтерии на данный рабочий процесс сократились в 5 раз.

3. У специалистов по кадровому учету наконец-то появился современный и удобный инструмент для работы, а именно:

• формирование «Штатное расписание» по действующим позициям;
• регистрация нескольких кадровых событий в один день документом «Кадровый перевод»;
• регистрация совмещения должностей документом «Совмещение должностей»;
• смена вида занятости документом «Кадровый перевод».

4. Информационная система предприятия переведена на современную технологическую платформу, позволяющую быстро и с минимальными затратами менять ИС при изменении бизнес-процессов.

Сократились затраты на поддержание базы в актуальном релизе, на формирование и проверку регламентированной отчетности. Переход на новую редакцию 1С:ЗУП позволяет вести кадровый учет без привязки к возможностям программы.