Кейс
Автоматизация процессов бюджетирования в нефтяной компании
Нефтяная компания

Отрасль: розничная и оптовая торговля нефтепродуктами

Краткая справка о заказчике: основные виды деятельности предприятия — хранение и складирование нефти и продуктов ее переработки, розничная и оптовая торговля моторным топливом. Компания входит в группу предприятий.

Исходная проблема и задачи

После внедрения информационной системы «1С:Управление производственным предприятием» руководство компании получило инструмент для анализа фактических результатов деятельности предприятия (продажи, закупки, хранение топлива и др.). Планирование деятельности и формирование бюджетов по ЦФО по-прежнему вели вручную в MS Excel, поэтому процесс сбора фактических данных был очень трудоемким. В итоге приняли решение об автоматизации процесса бюджетирования.

Предложенное решение

При планировании проекта разбили работы на этапы:

• разработка и утверждение бюджетной модели предприятия; 

• разработка инструмента планирования;

•  годовое планирование;

• сбор фактических данных на основе первого квартала планируемого года.

Изменили подход к формированию бюджетов и сбору фактических данных по бюджетам, вовлекли в них всех участников процесса. Каждый руководитель ЦФО формировал в учетной системе план по затратам и план по денежным средствам. Акты выполненных работ от контрагентов визировали в том ЦФО, который отвечает за данную статью бюджета.

Результат

1. Планирование по всем бюджетам осуществляется в информационной системе полностью;

2. Сбор и подготовка данных бюджета за месяц происходит автоматически и занимает менее 1 дня;

3. Формирование всех бюджетов осуществляется на основе данных, заведенных в информационную систему самими ЦФО;

4. В ходе бюджетного процесса обнаружились сделки с минимальной маржинальностью, и Заказчик внес изменения в существующую систему лояльности покупателей.