Кейс
Внедрение управленческого учета и системы «Бюджетирование» в одном из крупнейших автодилеров России
Один из крупнейших автодилеров РФ
Краткая справка о заказчике: компания реализует автомобили семи известных брендов, имеет отдельное направление по продаже автомобилей с пробегом. Осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание, продажу запасных частей и аксессуаров.
На рынке с 2000 года.
Исходная проблема и задачи
Используемый Заказчиком программный продукт «1С:Управление производственным предприятием 8» ранее уже был частично адаптирован под требования управленческого учета и бюджетирования.
Бюджеты подразделений формировались только по поступлениям и выплатам денежных средств. Фактический бюджет компании формировался с существенными погрешностями, так как часть расходов отражалась кассовым методом, а часть - по факту выполненных работ (оказанных услуг). Не был автоматизирован процесс планирования продаж и закупок. Управленческая отчетность не отражала результат финансово-хозяйственной деятельности по направлениям.
Руководителей компании не устраивало отсутствие прозрачной и достоверной финансовой информации по направлениям бизнеса. Темпы роста и развития требовали, прежде всего, изменение системы планирования, контроля и анализа финансового результата как подразделений, так и бизнеса в целом.
Задача компании «СИТЕК» заключалась во внедрении новых систем управленческого учета и бюджетирования на базе существующего программного продукта с сохранением комплекса ценных доработок по CRM и обслуживанию клиентов.
Безусловным требованием собственника компании было выполнение работ по совместной методологической проработке Политики Управленческого учета и Регламента бюджетирования.
Предложенное решение
В июне 2018 года специалисты «СИТЕК» приступили к систематизации и проработке процессов управленческого учета и бюджетирования.
На первом этапе проекта были проработаны и утверждены:
- Аналитики управленческого учета
- Бюджетная система
- Политика управленческого учета
Концептуальная проработка методологии и архитектуры технического решения Проекта позволили разделить процесс доработок на задачи, выполняемые силами специалистов компании Заказчика и компании Исполнители - «СИТЕК». Так же была организована совместная работа с пользователями по внедряемым изменениям.
Для решения задач проекта были разработаны и утверждены изменения к финансовой структуре компании.
В ходе проекта разработали правила и требования к ведению управленческого учета по направлениям деятельности. Данные управленческого учета стали формироваться путем трансляции данных регламентированного учета без добавления операций пользователей и двойного ввода первичных документов.
Также был создан помощник составления бюджета, используя который пользователь одновременно в одной экранной форме составляет бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств подразделения. Настроена автоматическая консолидация данных подразделений в основные бюджеты БДР и БДДС.
Детально проработали основной процесс - планирование продаж и закупок, отразили ключевые параметры планирования продаж автомобилей, оказания услуг ремонта и сервисного обслуживания, объемы закупок автомобилей по программе трейд-ин.
Новая система бюджетирования стала предусматривать расчет и контроль целевых показателей деятельности подразделений.
Сжатые сроки и сопротивление специалистов некоторых подразделений не помешали руководителям активно внедрять нововведения и двигаться к достижению цели проекта.
На сегодняшний день проект выполнен на 70%. На тестировании у Заказчика находятся доработки по бюджетированию и управленческому учету.
Внедрена собственная разработка «СИТЕК» в области управленческого учета, позволяющая формировать отдельно баланс по каждому направлению деятельности с одновременной сверкой данных управленческого учета с данными регламентированного учета. Данные бюджетов (плановые и фактические) формируются в разрезе каждого подразделения и консолидируются в основные бюджеты БДР и БДДС.
Уникальность разработки системы бюджетирования Заказчика заключается в реализации связи процессов планирования продаж и закупок (функциональные бюджеты) с формированием операционных бюджетов подразделений. Данные по доходам и закупкам в разрезе видов деятельности из подсистемы планирования автоматически попадают в подсистему бюджетирования.
Результат
Задачи, выполненные в рамках проекта, позволяют Заказчику:
- оперативно управлять деятельностью подразделений на основании бюджетной системы в рамках утвержденной стратегии;
- получать достоверную управленческую отчетность по результатам финансово-хозяйственной деятельности каждого направления деятельности;
- делегировать управление в подразделения через установку и контроль ключевых показателей деятельности.
Используемая методология постановки управленческого учета и бюджетного управления, а также инструменты управления, используемые в данном проекте, применимы для следующих предприятий:
- Компании, у которых несколько направлений деятельности
- Компании, осуществляющие торговую деятельность
- Компании, в которых необходимо оценивать прибыль каждого направления деятельности
- Компании, желающие автоматизировать процесс бюджетирования и управленческой отчетности
- Компании, в которых осуществляется планирование бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств не в полном объеме или не системно.
В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие направления производственной деятельности: