Кейс
Автоматизация на базе «1С:WMS» склада сырной продукции с жесткими требованиями от заказчика
«RokFor»

Краткая справка о заказчике: «RokFor» – крупный дистрибьютор продуктов питания в Иркутске, занимающийся, в первую очередь, поставками сыра и масла. Закупает продукцию оптом у производителей, фасует и затем реализует через фирменные розничные магазины, местные торговые сети и онлайн. Также компания на постоянной основе поставляет продукты питания во многие школы и детские сады города и по всей Иркутской области.

Исходная проблема и задачи

Компания долгое время использовала не автоматизированный склад, применялись бумажные накладные, важную информацию о приеме и отгрузке товаров сотрудники склада вручную фиксировали в таблицах Excel. Из-за отсутствия маркировки товаров и адресного хранения у сотрудников склада не было четко структурированной актуальной информации о том, что где хранится, из-за чего заказы комплектовались долго, регулярно возникали ошибки. Кроме того, из-за некачественного учета в зоне отбора регулярно возникал дефицит необходимых для отгрузки товаров, что также негативно отражалось на скорости комплектации и отгрузки заказов клиентам.

В качестве учетной системы в компании использовалась «1С:Управление торговлей», в которой имелись накопленные за годы работы ошибки и неверные настройки (например, в номенклатурном справочнике встречались дублирующиеся позиции).

Руководство компании решило автоматизировать склад путем внедрения «1С:WMS Логистика. Управление складом». Помимо стандартных преимуществ от использования системы (ускорение работы за счет организации адресного хранения с маркировкой товаров, упрощение инвентаризации, отказ от большинства бумажных процедур), заказчик также хотел получить ряд конкретных функций:

• учет и хранение товаров с применением ABC-анализа;
• соблюдение принципа FEFO с учетом сроков годности продукции;
• эффективный механизм работы с весовым товаром;
• контроль фасовки и переупаковки товаров от поставщиков по партиям;
• прозрачный контроль возвратов заказов от клиентов.

Реализацию проекта автоматизации своего склада на базе «1С:WMS» заказчик решил доверить компании «СИТЕК» – официальному разработчику данной системы и сертифицированному партнеру фирмы 1С.

Предложенное решение

Старт проекта пришелся на период обострения ситуации с коронавирусом в стране, из-за чего не удалось согласовать выезд команды наших специалистов для обследования склада «на месте». Обследование склада со сбором всех необходимых данных и опросом сотрудников осуществлялось в дистанционном формате.

Наши специалисты традиционно развернули «1С:WMS» на тестовой базе и начали планомерную настройку и доработку системы в соответствии с пожеланиями заказчика. Для начала необходимо было провести интеграцию с «1С:УТ» и наладить обмен данными между системами. Специалисты «СИТЕК» привели в порядок номенклатурный справочник, ликвидировали дублирующиеся позиции, которые возникли из-за того, что один и тот же товар мог быть записан несколько раз с разным весом. Например, «Сыр Голландский 500 грамм» и «Сыр Голландский 1000 грамм» проходили в системе, как 2 разные номенклатуры. Мы исправили это, наладив грамотный учет товаров в упаковках с маркировкой и указанием веса, который «зашивался» в штрихкоды.

Также по желанию клиента был налажен обширный обмен данными между системами – фактически из WMS в УТ передавалась вся информация о жизненном цикле каждого заказа, включая статусы («Принят», «Готов к отгрузке» и т.д.). Это было необходимо заказчику для удобства работы: основной офис компании, сотрудники которого работают в «1С:УТ», находится в здании на расстоянии около 500 метров от здания склада, где используется WMS.

Далее на складе была организована полноценная зона отбора товаров с автоматической подпиткой, организована система размещения товаров на стеллажах с учетом ABC-анализа. Наиболее востребованные товары стали размещаться на нижних ярусах в «быстром доступе», что облегчило и ускорило комплектацию заказов.

Наиболее интересной задачей для наших специалистов в проекте стала разработка фактически «с нуля» рабочего места приемки товаров. Были подключены и настроены специальные весы, благодаря чему система при приеме определенного товара научилась автоматически определять его вес и печатать соответствующие штрихкоды. Если товар поступает на паллетах, система автоматически определяет его вес нетто, вычитая массу самих паллет, которые предварительно были взвешены пустыми и промаркированы, а соответствующая информация заведена в систему. Если товар поступает в коробах, система автоматически делит и определяет вес товара в каждом коробе.

Была настроена прослеживаемость товаров при их отправке на фасовку и возвращении на склад с учетом оставшихся после фасовки «излишков». Например, от поставщика поступила головка сыра весом 5,158 кг. Она фасуется на складе в отдельные упаковки по 1 кг каждая, при этом остается «излишек» – 158 грамм сыра. Ранее такие излишки не учитывались и терялись, что часто приводило к путанице, когда они накапливались. Внедрение грамотно настроенной WMS сделало учет товаров максимально прозрачным.

Также наши специалисты избавили заказчика от работы с применением «виртуальных складов». Это решение использовалось в компании до внедрения WMS для учета товаров, поступление которых ожидается от того или иного поставщика. Как только компания заключала с поставщиком договор на поставку определенных товаров, они заводились на соответствующий «виртуальный склад», чтобы были на виду и не потерялись до фактического поступления на склад. Внедрение WMS позволило отказаться от такой сложной схемы – все ожидаемые к поступлению товары сразу заводятся в систему с соответствующим статусом.

Маркировка товаров на складе позволила также обеспечить прозрачный контроль возвратов заказов от клиентов. Ранее в компании фиксировались случаи умышленного или случайного обмана со стороны некоторых клиентов: они возвращали под видом брака не тот сыр, который был заказан, или не в том количестве. Штрихкоды позволяют проследить путь каждой упаковки сыра от момента поступления на склад до момента отгрузки конкретному клиенту – обман или случайные ошибки полностью исключены.

Еще одна сложность в проекте была связана со спецификой хранящейся на складе продукции. Стандартная схема хранения и отгрузки продовольственных товаров в соответствии с остаточными сроками годности и принципом FEFO заказчику не подходила, поскольку один и тот же товар от поставщика, изготовленный по разным ТУ или до этого хранившийся на складе производителя при разных условиях, может иметь разные сроки годности. Наши специалисты доработали систему так, чтобы остаточные сроки годности учитывались индивидуально даже для товаров из одной партии, если они отличаются.

Также доработки потребовала система отгрузки товаров клиентам.  Компания «RokFor» имеет договоры на поставки сыров в детские сады и школы, условия по которым достаточно жесткие. Во-первых, все продукты, поставляющиеся в детские сады и школы, должны иметь большой запас по остаточному сроку годности – WMS была настроена так, чтобы автоматически следить за этим. Во-вторых, в такие учреждения не допускается недопоставка заказанных товаров.

Например, если условный магазин заказал 10 кг определенного сыра, при нехватке товара или отсутствии упаковок соответствующей массы компания может поставить ему только 9 кг. В школу или детский сад недопоставка невозможна – если заказано 5 кг сыра, компания «RokFor» может поставить больше, но никак не меньше. Если заказанный сыр расфасован в упаковки по 3 кг, компания должна отгрузить 2 упаковки, то есть 6 кг.

Наши специалисты произвели соответствующие доработки и настройки системы. При этом вся информация о подобных заказах, когда возникает необходимость недопоставить или поставить больше товара конкретному клиенту, передается из «1С:WMS» в «1С:УТ». Соответствующий менеджер или завскладом принимает решение, какие заказы отменить, а какие – выполнить и в каком приоритете.

После доработки системы наши специалисты осуществили ее внедрение, причем, на данном этапе возникли сложности, вызванные упущениями и неверно собранной информацией на первоначальном этапе дистанционного обследования склада. Оказалось, что некоторые складские операции и процессы на практике проходят не совсем так, как было изначально представлено, поэтому наши специалисты вносили коррективы и частично дорабатывали уже фактически готовую систему. Именно поэтому мы всегда настаиваем на важности грамотного анализа склада в начале каждого проекта и составлении функциональной модели системы в соответствии с реальным положением дел.

После финальных незапланированных доработок «1С:WMS» была успешно внедрена и запущена в эксплуатацию. Для общего знакомства сотрудников компании «RokFor» с функционалом системы была проведена серия групповых занятий в дистанционном формате. Для отдельных ответственных пользователей системы были организованы индивидуальные обучающие занятия.

Результат

Склад компании «RokFor» был автоматизирован на базе системы «1С:WMS Логистика. Управление складом» в соответствии с пожеланиями заказчика. Было настроено адресное хранение и организовано грамотное размещение товаров в зоне отбора по приоритетности в соответствии с ABC-анализом. Это значительно упростило и ускорило работу склада на всех этапах: от приема товаров на склад и фасовки до комплектации заказов клиентам и проведения инвентаризации.

Маркировка товаров обеспечила их прослеживаемость на всем жизненном цикле товаров на складе: от приемки до отгрузки по заказам клиентов – сотрудники склада смогли отказаться от использования бумажных накладных и ведения таблиц Excel. При этом была автоматизирована работа с весовым товаром как на этапе приемки, так и после фасовки – система автоматически рассчитывает вес поступившего товара на паллетах, в коробах, а также в индивидуальных упаковках после фасовки, «зашивая» соответствующую информацию в штрихкоды.

Внедрение «1С:WMS» позволило навести порядок в заказах в соответствии со спецификой работы компании. Система помогает оптимально комплектовать заказы для отгрузки в школы и детские сады в соответствии с жесткими условиями договоров, включая контроль за остаточными сроками годности и невозможность недопоставки заказанных товаров по весу. При этом важный принцип FEFO соблюдается всегда. Организована возможность оперативного контроля за такими заказами со стороны менеджеров и завскладом.

Было фактически «с нуля» разработано многофункциональное рабочее место приемки товаров, настроен расширенный обмен данными между «1С:WMS» и «1С:УТ», включая передачу статусов по каждому товару и заказу для максимального удобства работы. Внедрение системы позволило исключить из схемы работы «виртуальные склады», на которые ранее заводились заказанные у поставщиков и ожидающиеся к поступлению товары. Обеспечен прозрачный контроль возвратов заказов от клиентов – обман и случайные ошибки полностью исключены.

Всего на складе компании было автоматизировано 4 рабочих места и настроено 8 ТСД. В настоящее время система «1С:WMS Логистика. Управление складом» работает в штатном режиме, выполняя все свои функции – проект успешно завершен.