1С:ERP: с чего начинать внедрение

• 
  Лоренцова Елена Коммерческий директор компании «СИТЕК»

Шаг первый. Ответить на вопрос “Для чего?”

Первым шагом на пути к внедрению такого сложного многогранного продукта, как 1С:ERP, должен быть четкий ответ на вопрос “Для чего мы это делаем?”. Для чего система предприятию, что в результате проекта хочет получить заказчик?

Именно с этого мы как компания-интегратор начинаем свою работу: выясняем, какие задачи руководство предприятия планирует решить с помощью ERP. Затем интерпретируем ответ заказчика с языка пользователя на язык задач программы. Таким образом, каждый запрос от бизнеса преобразуется в определенное действие в ERP-системе: настройки, отчеты, формы.

“А для чего, действительно?”

Так для чего же бизнесу нужна ERP-система?

Можно сразу удариться в пафосное определение этого программного продукта, как инновационного, эффективного инструмента управления любым предприятием… ERP организует работу в едином информационном пространстве.... позволяет оперативно получать показатели по каждому процессу… согласовывать работу служб при построении и выполнении планов продаж, производства и закупок. Да, всё это аргументирует внедрение системы. Но нужно помнить, что переход к ней - дело очень непростое и даже болезненное для предприятия.

Один наш заказчик, принявший решение переходить на ERP с самописной глобальной системы, сказал: “Тяжело отказаться от чего-то привычного, понятного, любимого и заставить себя пойти в нечто новое, сложное и неизвестное.” Мы парировали следующей аналогией. Представьте, старая система - это как старые удобные тапочки и старое любимое кресло с пледом. Вы надеваете тапочки, садитесь в свое старое кресло. И достаете айфон последней модели, чтобы посмотреть баланс своей компании.

Чувствуете диссонанс? Эта аналогия характеризует, для чего нужна ERP. Насколько бы что-то не было для вас привычным, у современного мира есть запрос на новые технологии, на оперативный доступ к информации. У всех прогрессивных компаний на первое место выходит стоимость и скорость принятия решений. Бизнес принимает решения на основании данных: по затратам, фонду оплаты труда, налогам, величине прибыли, оборота, дебиторской и кредиторской задолженности. Всё это составляет огромное количество разных чисел, формирующих представление о финансовом здоровье предприятия. И оперативный доступ к этим данным дает платформу для анализа и принятия решений. Чем быстрее скорость принятия решений, тем эффективнее бизнес. Скорость зависит от количества данных и их качества. Данные должны быть сквозными, достоверными, проверяемыми.

Рекомендуем провести экспресс-аудит перед внедрением 1С:ERP. Обратитесь к нам, и мы поможем сформировать в вашей команде единство понятий, а также исключить ложные ожидания от ERP-системы. Просто оставьте заявку на обратный звонок.

Шаг второй. Собрать команду

После того, как собственник или ключевой управленец решил внедрять систему, которая повысит прозрачность бизнеса и позволит получать объективные данные о себестоимости продукта или услуги, это транслируется на предприятие и в большинстве случаев не встречает единодушно поддержки. Ведь далеко не все стремятся к новым технологиям. Чем больше предприятие, тем больше у его сотрудников закостенелых привычек, excel файлов, от которых сложно отказаться. Это препоны психологического толка.

Есть и сопротивление, обусловленное приземленными корыстными целями. Недочеты, криминальные моменты вплоть до воровства или подачи информации в удобном для некоторых сотрудников виде можно завуалировать в excel и практически невозможно в единой системе, охватывающей все контуры учета. Поэтому у функциональных руководителей нет радости от предложения внедрять всеобъемлющую учетную систему. Некоторые из них будут, конечно, за. Люди, душой болеющие за предприятие, за его развитие. Но будут и те, кто против явно или тайно.

Поэтому собственнику после принятия решения внедрять ERP важно (и это сложно!) сформировать команду внутри своего предприятия. Как правило, это понимание приходит не сразу. Назначается “крайний”. Чаще всего им становится руководитель IT-службы, которому поручают изучить рынок, написать ТЗ, выбрать потенциальных подрядчиков, собрать референсы и представить шорт-лист с отобранными по критериям компаниями.

Что делаем мы, когда к нам обращаются потенциальные клиенты? Говорим: “Давайте мы соберемся с вашей командой, придем к единству понятий, поймем для чего вам ERP-система, разберем цели и задачи.” На практике при разборе задач оказывается, что где-то нужна вовсе не ERP, где-то нужны локальные решения, где-то - изменения процессов, где-то - разводить по разным системам те блоки учета, которые можно объединить в ERP, а можно и не объединять. Допустимо выносить в отдельную систему зарплату и управление персоналом, бухгалтерию и вести регламентированный учет в типовой отдельной обновляемой базе. А ERP использовать как систему оперативно-производственного учета и вести в ней управленческий учет. Решений очень много вокруг ERP-системы. Правильные - зависят от конкретных задач предприятия.

Шаг третий. Провести экспресс-аудит

Если сходу мы понимаем, что задачи размазаны, команды со стороны заказчика нет, предлагаем сделать экспресс-аудит = провести с ключевыми управленцами компании стратегическую сессию. С нашей стороны в ней участвуют ведущие специалисты по предметной области, которую будем обсуждать, специалисты по процессами, а также исполнительный или коммерческий директор. Мы проводим стратегическую сессию, в результате которой формируется единство пониманий в команде со стороны заказчика, единство целей, задач, границ проекта.

На этом этапе, до того, как подписан договор, отсекаются ложные ожидания. Даже если команда у заказчика собрана, мала вероятность, что все говорят об одном и ожидают в результате проекта одно и то же. Функциональные руководители по разным блокам на систему смотрят каждый со своей точки зрения. И это нормально. Руководитель производства видит предприятие в разрезе производственных процессов и результатов производственной деятельности, а главный бухгалтер или финансовый директор видят компанию совсем с другой позиции и ожидают от проекта других результатов. Эти люди открыто говорят: их, в действительности, не интересует, что делают в других подразделениях. Им нужно, чтобы по итогам проекта появились инструменты, полезные в их работе. И это нормально.

Наша задача, прежде чем входить в проект выровнять ожидания от него, от системы, от результата совместной работы. Чтобы стороны понимали, те данные, которые им нужны, будут в системе. Или часть данных объективно не может появится в результате проекта. ERP - не волшебная палочка, не дает аналитику и сбор информации, если этой информации реально не существует на местах. Чтобы какие-то данные появились в системе, они должны где-то возникать физически и кем-то в систему вноситься. При выполнении этих двух условий с данными можно работать.

Таким образом, мы получаем границы проекта и готовность заказчика входить в проект с нами. Потому что уже на этом этапе мы показываем свои компетенции, рассказываем о плюсах, минусах, ограничениях. Формируется доверие команд друг к другу. После этого шага можно начинать проект.

Узнайте подробнее о внедрения 1С:ERP на странице с описанием услуги.

____________________________________

Автор статьи: Елена Лоренцова - коммерческий директор компании СИТЕК. Дата обновления статьи 20.10.2020 г.