Роль проектного офиса в управлении проектами внедрения ERP

• 
  Ледовская Лилия Руководитель проектного офиса

Роль проектного офиса как отдельной структуры в компании, занимающейся автоматизацией бизнеса на базе 1С, в том, чтобы получить согласованные результаты по проекту в установленные сроки и бюджет.

Проектный офис аккумулирует работу над управлением проектами по следующим контурам:

• Управление бюджетом
• Управление сроками
• Управление функциональностью
• Управление рисками
• Управление качеством
• Управление ожиданиями

Управление бюджетом производится через ресурсы команд проекта. Зная компетенции специалиста, руководитель проекта формирует для него задачи и контролирует их выполнение.
Руководитель проекта сделал запрос на ресурсы с определенными ролями → ему обозначили конкретных специалистов → руководитель контролирует бюджет, работая ежедневно с этими специалистами.

Управление сроками. На первом этапе руководитель проекта составляет план-график работ, который в дальнейшем предоставляется заказчику. На основании план-графика и иерархической структуры работ формируются спринты. Спринт - это цикл работы, он равен неделе. Руководитель проекта отслеживает: в сроки ли идет проект.

С помощью технического задания происходит управление функциональностью. На все разработки мы пишем ТЗ и согласовываем его с заказчиком перед разработкой. Детальное описание задачи сокращает объем работ и сроки, позволяет контролировать процесс разработки.

Управление рисками. Задача руководителя проекта регулярно контролировать метрики рисков. Для это есть основополагающий документ - устав проекта, содержащий реестр рисков. Мы включаем 5 типовых рисков, характерных для IT сферы. В ходе проекта контролируются статусы обозначенных рисков. Если какой-то из них срабатывает или изменяются статусы, формируем документ “Отчет об исключении”. Мы оповещаем совет проекта о том, что произошло исключительное событие, например, уволился сотрудник. Руководитель проекта инициирует встречу команд. Перед этим отправляем отчет об исключении, где описываются причины риска, последствия и варианты мероприятий по его устранению. Еще один инструмент в управлении рисками - это протоколы встреч. Все встречи и договоренности обязательно фиксируются протоколами. Протокол отправляется всем участникам встречи, на которой обсуждался вопрос.

Управление качеством осуществляется с помощью тест-кейсов. Когда сдаем какие-то виды работ, например, доработки, вместе с техническим заданием мы с заказчиком разрабатываем тест-кейс, по которому будем проверять доработки. Подробно описываются действия пользователя и результат, к которому должны прийти. При разработке мы и сами тестируем по тест-кейсам и дальше при сдаче заказчику мы тоже демонстрируем новый функционал через тест-кейс.

Управление ожиданиями. Наши заказчики всегда в курсе работ по проекту, потому что каждую неделю получают полную информацию. Для этого используется такой документ, как отчет о статусе контрольной точки. Внутри команды проходит спринт, где закрываются задачи прошедшего спринта и формируются задачи следующего спринта.

Вторая часть документа содержит то, что мы должны сделать к следующему спринту с плановыми процентом и датой выполнения, указываются ответственные лица. Отчет отправляется в соответствии с планом коммуникаций. В уставе на входе в проект разрабатывается план коммуникаций, где прописываются получатели документов проекта. Еженедельно после того, как отчет о статусе контрольной точки отправлен заказчику, проводится встреча с командой заказчика, где обсуждается этот документ. В последнем разделе отчета о статусе контрольной точки обозначаются риски.

Наличие проектного офиса - это однозначно хорошо! Его работа нацелена на то, чтобы сократить отклонения от плановых сроков и бюджетов по проектам внедрения информационных систем и успешно достигнуть поставленных целей.

Узнайте подробнее о внедрения 1С:ERP на странице с описанием услуги.

____________________________________

Автор статьи: Лилия Ледовская - руководитель проектного офиса компании "СИТЕК". Дата обновления статьи 10.12.2020 г.