Технология внедрение ERP-системы

• 
  Ледовская Лилия Руководитель проектного офиса

В “СИТЕК” технология внедрения 1С:ERP основана на принципах управления проектами Prince2 (четкая организационная структура, акцент на получении продукта с конкретными критериями качества, работа с исключениями).

Технология подразумевает деление работы на этапы:
1) Стратегическая сессия: когда наша команда выезжает к заказчику на встречу, цель которой - выявить истинные ожидания руководителей от ERP, плюсы и минусы, которые они видят в текущей и будущей системах. На этом этапе формируется общая цель проекта, определяется план-график работ, рамки и границы проекта, фиксируется перечень бизнес-процессов, подлежащих обследованию.
2) Обследование зафиксированных бизнес-процессов. С каждым пользователем, ответственным за процесс, мы проводим встречи, где специалисты показывают свою работу и используемые в ней документы. По итогу этого этапа мы получаем описание “как есть сейчас”: какие задачи необходимо проработать, какие существуют проблемы и неудобства.
3) Моделирование. Мы моделируем будущую систему, исходя из требований заказчика, на конкретных контрольных примерах, которые также согласовываем “на берегу”. Чаще всего, это сквозной контрольный пример, затрагивающий все этапы - от производства к продаже. В итоге появляется функциональная модель - “как будет”. Демонстрируем ее заказчику, согласовываем, что все корректно. Далее излагаем это в документе Функциональная модель - текстовое, табличное и схематическое описание будущей системы.
Фиксируем функциональные разрывы - ситуации, когда типовая система не удовлетворяет требованиям заказчика, и нужна доработка.
4) Разработка дополнительного функционала. На этом этапе составляется техническое задание. По тест-кейсам демонстрируем заказчику новый функционал.
5) Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации. Включает подэтапы:

• перенос данных из текущей системы в новую, который также производится по ТЗ
• обучение пользователей
• настройка прав пользователей
• тестовая эксплуатация, которая проводится по основным функциональным блокам, согласованным с заказчиком. Как правило, это Производство, Закупки, Продажи. Уже сами пользователи в подготовленной базе проводят реальные операции. Происходит дублирование операций в новой и в текущей системе. Результаты сравниваются, чтобы определить, правильно ли работает новая система.

6) После того, как ERP доработана и настроена, прошла тестовую эксплуатацию, она запускается в опытно-промышленную эксплуатацию.
Каждый этап проекта имеет документацию и результат, фиксирующийся в протоколе.

Поэтому очень важны обследование и моделирование, в рамках которых описываются процессы, подлежащие автоматизации, и требования к ним. Каждая задача, поставленная заказчиком, должна сопровождаться ответом на вопрос “как мы поймем, что задача решена?”, то есть должны быть четко определены критерии качества. В рамках обследования составляется Устав проекта и Иерархическая структура работ - инструменты управления, с помощью которых большой проект разбивается на маленькие шаги и контролируется качество выполненных работ, соблюдение сроков по каждой маленькой задаче. Вся работа делится на спринты. Длительность одного спринта - неделя. Проектная команда собирается еженедельно и определяет, что должен сделать каждый участник в ближайшую неделю и достижение какого промежуточного результата должно быть оценено к следующему спринту. Так проходит работа на протяжении всего проекта. Устав позволяет управлять взаимоотношениями внутри команды исполнителя и отношениями с проектной командой заказчика.
В Уставе определены:

• роли в командах
• область задач каждого участника
• список тех, кто имеет право принимать управленческие решения
• состав совета проекта, решающего сложные вопросы

Устав позволяет работать с рисками. Каждую неделю мы присваиваем статус определенным ранее рискам, сработали они или нет, оцениваем возможность появления новых рисков. Самые распространенные - саботаж сотрудников компании заказчика и замена члена команды, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Рисками мы управляем с помощью проектной технологии, протоколов.

В Уставе прописывается план коммуникаций. Еженедельно мы отправляем отчет о статусе контрольной точки и проводим встречи, на которых обсуждаем результаты и план работ. В Уставе фиксируются встречи, документы, список лиц, кому документы рассылаются, определяется состав участников тех или иных планерок. Чаще всего, создается один почтовый ящик, посредством которого происходит обмен документами. Оперативное общение может проходить в мессенджерах. Заказчик всегда знает, чем мы занимаемся, какие работы сейчас выполняет команда исполнителя, а в каких работах задействованы сотрудники заказчика.

ERP - большая система, подготовка к внедрению которой занимает от 3 до 9 месяцев, затем в течение 4-5 месяцев происходит запуск в промышленную эксплуатацию. Такую протяженную масштабную работу невозможно выполнить хорошо без разбиения на этапы и контроля результатов каждого из них.

Узнайте подробнее о внедрения 1С:ERP на странице с описанием услуги.

____________________________________

Автор статьи: Лилия Ледовская - руководитель проектного офиса компании "СИТЕК". Дата обновления статьи 17.12.2020 г.