Кейсы проектов
автоматизации и внедрения 1C

Кейс
Экспресс-аудит крупной транспортно-логистической компании перед масштабным внедрением «1С:КА»
ООО «Амурская Региональная Транспортная Компания»

Краткая справка о заказчике: ООО «Амурская Региональная Транспортная Компания» (АРТК) – транспортно-логистическая компания с крупными инфраструктурными объектами и собственным парком машин, активно участвующая в развитии Амурской области и всего Дальнего Востока (центральный офис расположен в г. Благовещенск). Занимается авто и ж/д грузоперевозками, а также оказывает сопутствующие услуги. Среди клиентов компании значатся крупнейшие российские корпорации, такие как «Роскосмос» и «Газпром».

Исходная проблема и задачи

Компания планировала внедрение системы «1С:Комплексная автоматизация» с целью автоматизировать ключевые бизнес-процессы предприятия в рамках единой информационной системы и сделать отчетность вспомогательным элементом для принятия обоснованных управленческих решений. Действующие бизнес-процессы должны были быть перенесены из «1С:Бухгалтерия» («1С:БП») в «1С:КА» с повышением эффективности и оптимизацией.

Проект внедрения обещал быть достаточно крупным и сложным с учетом масштабов деятельности компании-заказчика.

Реализация проекта была поручена компании «СИТЕК». Предварительно, при согласовании с руководством ООО «АРТК», нами было решено провести экспресс-аудит предприятия. Было заявлено 2 главные цели:

1. Сформулировать цели и задачи на проект внедрения «1С:КА», определить перечень бизнес-процессов, которые потребуется автоматизировать.
2. Генеральный директор ООО «АРТК» хотел проверить готовность его команды к переходу на новую систему.

Предложенное решение

Наши специалисты проанализировали деятельность предприятия, а также собрали требования и пожелания к функциональности будущей системы у его руководства. Свои задачи и видение системы обрисовали следующие представители руководства ООО «АРТК»:

• генеральный директор;
• коммерческий директор;
• руководитель автодепартамента;
• руководитель технического отдела;
• начальник автобазы;
• финансовый директор.

Специалисты «СИТЕК» проанализировали собранные данные и на основе полученных данных разработали предложения по проработке каждого функционального блока «1С:Комплексная автоматизация» в рамках внедрения системы на предприятии.

Оперативный учет: продажи. Предложения:

• Формирование плана продаж: проработка показателей планирования (процесса нет в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса).
• Планирование движения подвижного состава: проработка показателей планирования (количество подвижного состава, даты выхода, даты получения, планируемые затраты на подвижной состав), учет статистики за предыдущие периоды (процесса нет в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса).
• Ценообразование: калькуляция стоимости услуги ведется в Excel, фактически «на коленке», нужен механизм предоставления скидок менеджерами при продажах (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Ведение НСИ: контрагент, договор (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА»+ «1С:ДО», требуется методология, описание/проработка процесса).
• Прием и обработка заказов: учет заказов клиентов в ИС по другим направлениям (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Формирование документов продажи по аренде (процесса нет в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса).
• Взаиморасчеты с клиентами: настройка контроля ДЗ, отчетность. Нужно обеспечить формирование отчета по дебиторской задолженности с детализацией по счетам (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Работа со счетами: изменение архитектуры обмена между ИС «Удаленный склад» и «1С:КА» (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Претензионная работа: систематизировать учет (процесс частично автоматизирован в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса «1С:КА»+ «1С:ДО»).

Оперативный учет: склад. Предложения:

• Внедрить адресное хранение и с помощью «Link-Up» (фирменное приложение «СИТЕК») оперативно отражать движение товаров на складах ответственного хранения и адресных складах, поступление товаров на склад, размещение на адресном складе, отбор товаров для отгрузки, отгрузку товаров (требуется изменение бизнес-процесса, в «1С:КА» изменения не требуются).
• Оперативно отражать движения собственных ТМЦ на складе в системе, поступления от поставщиков, приемку, перемещения между складами, списания (требуется изменение бизнес-процесса, в «1С:КА» изменения не требуются).
• Проработать планирование выгрузки на склады-терминалы с отражением информации по выгружаемым товарам на склады с указанием порядкового номера, номера контейнера, поставщике, клиенте, отгруженным местам (товарам) клиентам, информацию по товарам, загруженным на склад и сроку хранения (в днях) товара на складе с момента его поступления (на этапе моделирования требуется проработка типовых возможностей 1С:КА», в результате которых будет принято решение о необходимости доработки (переноса) документа «График выгрузки»).
• С помощью УКА обеспечить оперативное отражение движение товаров на складах-терминалах в системе, выгружаемых товаров на склады, отгрузку товаров клиентам, сроки хранения (требуется изменение бизнес-процесса с предварительным решением п.3).

Управление автотранспортом. Предложения:

• Интеграция «1С:УАТ» и «1С:КА»:
• нормализовать номенклатуру услуг, МПЗ;
• пересмотреть процессы учета расхода ГСМ (норма, факт).
• Настройка типовых возможностей «1С:УАТ» с системами мониторинга ТС.

Казначейство. Предложения:

• Обучение пользователей формированию заказов поставщику (требуется изменение БП / нормализация НСИ по поставщикам).
• Обучение формированию Заявок на расходование денежных средств (далее – Заявок на РДС) на основании заказов поставщику (изменений БП не требуется / использование типового функционала «1С:КА»).
• Формирование платежных документов в ИС на основании утвержденных к оплате Заявок на РДС (требуется изменение БП).
• Выгрузка платежных документов в Банк-клиент (требуется изменение БП).
• Загрузка документов из Банк-клиента (изменений БП не требуется / использование типового функционала «1С:КА»).
• Настройка оперативных отчетов по движению денежных средств (изменений БП не требуется / использование типового функционала «1С:КА»).
• Инвентаризация остатков по кассам и другим счетам учета денежных средств в разрезе организаций для корректного переноса данных в «1С:КА» (изменений БП не требуется / использование типового функционала «1С:КА» по вводу начальных остатков).

«1С:Документооборот». Предложения:

• БП Договорная работа (процесс частично реализован в «1С:ДО», требуется методология, описание/проработка процесса).
  
• БП Претензионная работа (процесс частично реализован в «1С:ДО», требуется методология, описание/проработка процесса).
  
• БП Учет рабочего времени (процесса нет в «1С:ДО», требуется методология, описание/проработка процесса).

CRM. Предложения:

• Фиксация взаимодействий с клиентами в ИС (процесса нет в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса).
• Учет условий работы с клиентами в ИС: контактные данные, способ взаимодействия, способ и условия оплаты, пакет документов, ценовые условия (процесс частично автоматизирован в «1С:БП», отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Учет и анализ цен конкурентов в ИС (процесса нет в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса).
• Формирование коммерческих предложений (процесса нет в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса).

Регламентированный учет. Предложения:

• Учет ОС / МПЗ: учитывать поступившие объекты эксплуатации и МПЗ под тем наименованием, которое указано в накладной поставщика; организовать учет передачи ОС в аренду; определить правило учета тары; организовать ведение учета ТМЦ в эксплуатации в соответствии с ФСБУ 5/2019 (процесса нет в «1С:БП», требуется методология, описание/проработка процесса).
• Учет расчетов с покупателями / претензия от покупателя: текущее отражение в бухгалтерском учете претензии от покупателя требует изменений, так как типовым функционалом «1С:КА» не предусмотрено отражение по дебету счета 20 с кредитом счета 62 (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Страхование ТС: если страховой договор заключен на срок, превышающий один месяц, то расходы на страхование следует учитывать в качестве расходов будущих периодов (РБП), то есть списание на затраты страховой премии отражать ежемесячно (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Исключить операции в корреспонденции со вспомогательным счетом 000, за исключением ввода остатков по счетам регламентированного учета при переходе с «1С:БП» на «1С:КА» (процесс в «1С:БП» отличается от «1С:КА», требуются изменения).
• Настроить синхронизацию с «1С:УАТ» для нормального взаимодействия и загрузки данных в «1С:КА».

Управленческий учет. Предложения:

• Ведение управленческого учета в «1С:КА» (требуется изменение БП / проработка основных аналитик – Направления деятельности, подвижной состав/сделка).
• Формирование управленческой отчетности по направлениям деятельности и в целом по компании (требуется моделирование (возможность использования типового функционала), определение функциональных разрывов и перечня доработок).

Калькулирование. Предложения:

• Калькулирование стоимости в «1С:КА» (требуется моделирование (возможность использования типового функционала), определение функциональных разрывов и перечня доработок).
• Интеграция данного процесса с «1С:ДО» в части согласования и обоснования расчетов стоимости услуг / комплекса услуг / нестандартных сделок (требуется внесение изменений в существующий БП).
• Установка цен в системе на основании рассчитанной калькуляции, исключение ручного ввода данных (требуется внесение изменений в существующий БП).

Бюджетирование. Предложения:

• Формирование БДР в «1С:КА» (требуется проработка методологии / задача не первого уровня / возможна реализация в процессе расширения и масштабирования компании).
• Формирование БДДС в «1С:КА» (требуется проработка методологии / задача не первого уровня / возможна реализация в процессе расширения и масштабирования компании).

Ключевые показатели деятельности (KPI). Предложения:

• Определение конечного перечня показателей, порядка расчета, эталонных значений (требуется разработка методологии и моделирование в «1С:КА»).
• Настройка монитора целевых показателей в «1С:КА» (изменений БП не требуется / использование типового функционала «1С:КА»).
• Обучение пользователей настройке мониторинга целевых показателей (изменений БП не требуется / использование типового функционала «1С:КА»).

Результат

Проведение экспресс-аудита позволило тщательно проанализировать деятельность компании ООО «АРТК», четко сформулировать цели и задачи на проект внедрения «1С:КА» и определить перечень бизнес-процессов, которые требуется автоматизировать.

На основе собранных нашими специалистами данных и разработанных рекомендаций в дальнейшем были успешно завершены 2 проекта: непосредственно внедрение «1С:КА» в компании «АРТК» с автоматизацией 50 рабочих мест, а также автоматизация склада предприятия с внедрением нашего фирменного решения «Link-Up».